При использовании сотрудником служебного транспорта в личных целях (то есть и в служебных целях и в личных происходит пользование транспортом) нужно заключать договор безвозмездного пользования или лучше издать просто приказ об использовании сотрудником служебного транспорта в личных целях и разработать правила пропорционального разделения расходов (амортизация, ТО, ремонт, транспортный налог).? Расходы на ГСМ высчитывать по путевым листам - часть расходов на служебное пользование, часть на личное? Сотрудник должен возместить организации все перечисленные выше расходы или только на ГСМ, а остальные расходы (амортизация и т.д) организация относит за счет прибыли, но работник их не возмещает?Автомобиль приобретен в лизинг и согласия лизингодателя на передачу в безвозмездное пользование нет, достаточно будет приказа (с описанием правил распределения расходов) об использовании сотрудником автомобиля в личных целях?Если договора о безвозмездном пользовании не будет, то НДС всё равно придется заплатить как при безвозмездном пользовании или нет?
1)Официальных разъяснений по данному вопросу нет.
Даже если договор не оформлять, использование служебного автомобиля в личных целях приравнивается к безвозмездному пользованию имуществом организации.
Поэтому в любом случае нужно разработать методику распределения расходов по Вашей организации. Закрепить и утвердить методику нужно приказом руководителя.
2)В путевых листах безопаснее отражать только служебные поездки. И на основании правильно оформленных путевых листов списывать количество бензина, израсходованного на производственные цели. Разницу в сумме оплаченного бензина, то есть использованного на личные цели, сотрудник должен возместить организации. Иначе с этой суммы организация должна начислить НДФЛ и страховые взносы.
3) Все затраты на данный автомобиль в части использования в личных целях нельзя учесть при расчёте налога на прибыль. Должен ли сотрудник возмещать все расходы или только на ГСМ, организация должна решить сама. Разъяснения контролирующих органов есть только относительно бензина. Но безопаснее, чтобы все расходы были возмещены работником. В этом случае у налоговиков не будет оснований для признания их его доходом, полученным в натуральной форме.
4) Если в договоре лизинга не прописаны конкретные условия использования передаваемого автомобиля (например, использовать только в производственных целях) и не содержится прямых запретов, то достаточно приказа для внутреннего учёта расходов.
5)Да, по общему правилу, при безвозмездной передаче имущества (услуг) нужно начислить НДС. Например, такой вывод сделал Минфин России в письме от 29.06.16 № 03-07-11/37772 по поводу оплаты парковок для сотрудников.
Причем эта обязанность не связана с наличием договора о безвозмездном пользовании.
Обоснование
Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как начислить НДС при безвозмездной передаче товаров (работ, услуг)
Ситуация:
нужно ли начислить НДС при передаче имущества в безвозмездное пользование
Да, нужно.
Объектом обложения НДС, в частности, является передача права собственности на товары (работы, услуги) на безвозмездной основе (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Для целей расчета НДС передачу имущества в безвозмездное пользование следует рассматривать как услугу. Поэтому налог с рыночной стоимости такой услуги нужно начислить в общеустановленном порядке. Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 1 февраля 2013 г. № 03-03-06/1/2069 , от 17 января 2013 г. № 03-07-08/04 , от 29 июля 2011 г. № 03-07-11/204 .
Некоторые суды разделяют позицию финансового ведомства. Они признают передачу имущества в безвозмездное пользование услугой и разъясняют, что рыночную цену такой услуги (налоговую базу по НДС) нужно определять как стоимость аренды аналогичного имущества (см., например, определения ВАС РФ от 28 февраля 2014 г. № ВАС-1319/14 , от 29 января 2009 г. № ВАС-401/09 , постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 20 ноября 2012 г. № А78-4990/2011 , Центрального округа от 22 октября 2013 г. № А09-7059/2012 , от 26 августа 2011 г. № А64-3070/2010 , Западно-Сибирского округа от 3 мая 2011 г. № А46-8306/2010 , Северо-Западного округа от 10 октября 2008 г. № А44-157/2008).
Главбух советует : есть факторы, позволяющие организациям не начислять НДС при передаче имущества в безвозмездное пользование. Они заключаются в следующем.
Право безвозмездного пользования вещью ВАС РФ квалифицирует как имущественное право (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 22 декабря 2005 г. № 98). В целях главы 21 Налогового кодекса РФ имущественные права не признаются имуществом, а следовательно, и товаром (п. , ст. 38 НК РФ). Поэтому их безвозмездная передача реализацией не является (абз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 146 , п. 1 ст. 38 НК РФ).
Некоторые суды подтверждают, что при передаче имущества в безвозмездное пользование объект обложения НДС не возникает (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 12 ноября 2010 г. № А46-4140/2010 , Московского округа от 29 июня 2006 г. № КА-А41/5591-06 , от 17 февраля 2006 г. № КА-А40/13265-05 , Поволжского округа от 6 марта 2007 г. № А65-13556/2006).
В таких условиях организации придется самостоятельно принимать решение о начислении НДС при передаче имущества в безвозмездное пользование. Если организация решит не начислять НДС, то, скорее всего, такую позицию ей придется отстаивать в суде. При этом если организация докажет, что начислять НДС не нужно, то придется восстановить налог по переданному имуществу (подп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ).
Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные
Путевой лист
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).
Внимание:
использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243 .
Олега Хорошего, начальника отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой и таможенной политики Минфина России
Как начислять амортизацию в налоговом учете
Ситуация: с какого момента в налоговом учете нужно прекратить, а затем возобновить начисление амортизации по основному средству, переданному в безвозмездное пользование
Основные средства, переданные по договорам в безвозмездное пользование, временно исключаются из состава амортизируемого имущества (п. 3 ст. 256 НК РФ).
По общему правилу начисление амортизации по таким объектам приостанавливается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором основные средства были переданы в безвозмездное пользование. А возобновляется – с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором они были возвращены собственнику.
4.Из статьи журнала «Упрощёнка», №10, октябрь 2016
Поездка домой на служебном автомобиле
Стоимость бензина может облагаться НДФЛ и страховыми взносами
На вопрос отвечает
Н.Г. Кукурузяк
,
эксперт журнала «Упрощенка»
Руководитель фирмы ездит на работу и обратно на служебной машине. Путевые листы мы составляем. Но там фигурирует домашний адрес директора. Могут ли проверяющие признать наши расходы на топливо доходом директора в натуральной форме и доначислить НДФЛ и страховые взносы?
Бухгалтер ООО «Рига» Л.Д. Белова
Ответ на ваш вопрос зависит от того, есть у директора возможность добраться до работы и обратно общественным транспортом или нет.
Когда такая возможность есть, расходы фирмы на проезд руководителя необоснованны. Они будут считаться личной выгодой директора. И с нее придется заплатить НДФЛ и страховые взносы. В противном случае налоги вам доначислят в ходе проверки (письма Минфина России от 07.09.2015 № 03-04-06/51326 , ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 и Минтруда России от 13.05.2014 № 17-4/ООГ-367).
Если же самостоятельно добраться до работы и обратно из-за ее удаленности или труднодоступности ваш руководитель не может, тогда личной выгоды в поездках нет. Следовательно, платить НДФЛ и взносы со стоимости проезда не нужно (письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198 и от 06.03.2013 № 03-04-06/6715).
Но! Вам придется доказать труднодоступность рабочего места руководителя. Для этого в трудовом договоре с директором сделайте пометку, что он использует служебный транспорт в силу удаленности рабочего места от его жилья.
5.Из статьи журнала «Учёт.Налоги.Право», №27, август 2016
Чиновники потребовали НДС с бесплатной парковки для работников
Компания обязана начислить НДС, если бесплатно предоставляет своим работникам парковочные места, которые сама арендовала. Такой вывод впервые сделал Минфин России в письме от 29.06.16 № 03-07-11/37772 , отвечая на частный запрос.
В запросе компания уточнила, что арендует машино-места с офисным центром и выделяет их конкретным работникам по заявлению. Но плату с работников не берет. То есть оказывает безвозмездную услугу. В комментируемом письме Минфин решил, что реализация таких услуг облагается НДС. Начислить налог надо с рыночной стоимости парковки. За нее можно взять цену, по которой организация сама арендует машино-места.
В то же время есть три способа освободить парковку от НДС.
Первый способ - не закреплять за работниками конкретные машино-места. А выделить только зону для парковки. Тогда услуга будет не персонифицирована. Ведь не ясно, кто поставит машины в выделенной зоне. А реализация - это оказание услуг одним лицом другому (п. 1 ст. 39 НК РФ). Значит, нет оснований начислять НДС (письмо Минфина России от 08.02.16 № 03-03-06/1/6140). Но такой способ неудобен, если компания предоставляет место под парковку лишь конкретным работникам.
Второй способ - записать в коллективном договоре, что компания выделяет работникам парковку. Тогда предоставление места не будет безвозмездным и не облагается НДС. В подобных спорах судьи поддерживают компании (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 13.09.10 № А26-12427/2009).
Взносы и НДФЛ можно не платить по другому основанию - компания предоставляет места, чтобы обеспечить бытовые нужды работников и сохранность их имущества. Такие блага - это не плата за труд.
Третий способ - брать за парковку символическую плату. Например, 100 рублей в месяц. И компания заплатит НДС со 100 рублей, даже если сама отдала за аренду больше.
6.Из статьи журнала «Учёт в сельском хозяйстве», №12, декабрь 2013
Служебная машина используется в личных целях
В хозяйстве некоторые автомобили из числа автотранспорта используются не только в производственных, но и в личных целях. Можно затраты на служебные машины полностью учитывать в налоговых расходах?
Отвечает
Ю.В. Ушаков,
аудитор
Нет, так поступить нельзя. Расходами признаются любые затраты при условии, что необходимы для деятельности, направленной на получение дохода. Поэтому затраты на личные поездки работника на служебном автомобиле нельзя признать в налоговом учете. Причем расходы должны быть возмещены работником, чтобы у налоговиков не было оснований для признания их его доходом, полученным в натуральной форме.
Обоснованность затрат на содержание и эксплуатацию автомобиля должна подтверждаться первичными документами. Например, для учета расхода топлива используется путевой лист, форму которого хозяйство может разработать, утвердить и приложить к учетной политике. В листе фиксируются показания спидометра и расход топлива. Кроме того, чиновники обратили внимание, что нужно указывать подробную информацию о маршруте (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). То есть записи должны быть максимально конкретными. Только так можно установить, связаны были поездки со служебным заданием или нет.
Берем «рыбу» - готовим… инструкцию от Дяди Лёни
1. Положение «Об использовании служебного и личного автотранспорта работниками ООО «Дядя Лёня» в служебных целях» - локальный нормативный акт, который утверждается Общества.
Положение разрабатывается в целях регламентирования использования автотранспортных средств.
Положение определяет права, обязанности Общества, работников Общества, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации работниками Общества автотранспортных средств.
Необходимо иметь в виду, что водитель служебного автомобиля не включен в Перечень работ и категорий
работников, с которыми могут заключаться договора о полной материальной ответственности (Перечень утвержден Постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 года № 85). Ущерб, причиненный организации в случае порчи автомобиля, водитель обязан возместить в полном объеме лишь при наличии условий, предусмотренных статьей 243 Трудового кодекса РФ, а именно:
Когда в соответствии с Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
Умышленного причинения ущерба;
Причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
Причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
Причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
Разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
Причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
Поэтому договор индивидуальной материальной ответственности, который рекомендуется в Положении заключать с водителем, носит не столько юридический, сколько дисциплинирующий характер.
«РЫБА» №28 Положение «Об использовании служебного и личного автотранспорта работниками ООО «Дядя Лёня» в служебных целях
УТВЕРЖДЕНО приказом Генерального директора
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ СЛУЖЕБНОГО И ЛИЧНОГО АВТОТРАНСПОРТА
РАБОТНИКАМИ ООО «ДЯДЯ ЛЁНЯ» В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
Статья 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящее Положение об использовании служебного и личного автотранспорта работниками Общества с ограниченной ответственностью «Дядя Лёня» (далее по тексту – Общество) в служебных целях разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств (далее по тексту автомобиль). Положение определяет права, обязанности Общества и работников Общества, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации работниками Общества автотранспортных средств, принадлежащих как Обществу, так и работникам Общества.
2. Предоставляемый работнику Общества, а также используемый работником Общества под управлением водителя Общества автомобиль (далее по тексту также – служебный автомобиль) является собственностью Общества.
3. Служебный автомобиль предоставляется работникам Общества, оформленным на работу в Общество по трудовому договору, и занимающим должности, исполнение обязанностей по которым связанно с частыми служебными поездками.
4. Работники Общества, которым служебный автомобиль не предоставляется, вправе по согласованию с руководителем своего подразделения использовать личный автомобиль в служебных целях.
Статья 2. ДОПУСК РАБОТНИКА К УПРАВЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫМ АВТОМОБИЛЕМ
1. Общим условием допуска работника Общества к управлению служебным автомобилем является наличие у работника:
Водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля;
Стажа вождения автомобиля не менее одного года;
Действующей медицинской справки установленного образца.
2. Допуск работников Общества к управлению служебным автомобилем оформляется приказом Генерального директора Общества (см.Приложение №4).
3. Перед подготовкой приказа Генерального директора Общества, разрешающего конкретному работнику управление служебным автомобилем, работник должен предоставить в отдел кадров Общества пакет документов, указанный в п.1. настоящей статьи.
Копии предоставленных работником документов хранятся в отеле кадров Общества.
4. После издания приказа, разрешающего работникам Общества управление служебным автомобилем, с каждым упомянутым в приказе работником заключается договор о его индивидуальной материальной ответственности (см.Приложение №1), и на каждого такого работника оформляется доверенность на право управления автомобилем Общества.
5. В период эксплуатации автомобиля Общества работнику должен выдаваться Путевой лист. Форма Путевого листа утверждается приказом Генерального директора (см.Приложение №5). Путевой лист оформляется в бухгалтерии Общества, с указанием конкретных маршрутов поездок. Основные маршруты поездок утверждаются приказом Генерального директора.
6. Общество вправе в любое время изменять и дополнять условия допуска работника Общества к управлению служебным автомобилем.
Статья 3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА ПРИ УПРАВЛЕНИИ, ИСПОЛЬЗОВАНИИ И ЭКСПЛУАТАЦИИ СЛУЖЕБНОГО АВТОМОБИЛЯ
1. Работники, допущенные призом Генерального директора к эксплуатации автомобиля Общества, обязаны:
Знать и исполнять требования настоящего Положения, должностной инструкции водителя Общества (см.Приложение №2); инструкции по охране труда работников, занятых эксплуатацией легковых автомобилей(см.Приложение №3);
Строго соблюдать правила дорожного движения, включая скоростной режим;
Использовать предоставленный автомобиль только по прямому производственному назначению;
Соблюдать установленные заводом-изготовителем автомобиля Правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;
Не оставлять автомобиль без присмотра;
В обязательном порядке ставить автомобиль на сигнализацию при любых случаях выхода из салона;
Следить за техническим состоянием автомобиля, выполнять самостоятельно необходимые работы по обеспечению его безопасной эксплуатации;
Своевременно проходить техническое обслуживание в сервисном центре и технический осмотр;
Не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии, выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом руководителя своего подразделения Общества;
Не приступать к управлению автомобилем в случаях, когда по состоянию здоровья работник не был бы допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;
Своевременно обращаться в бухгалтерию Общества в целях получения Путевого листа;
Своевременно обновлять и в кратчайшие сроки сообщать в отдел кадров Общества об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;
Сопровождая грузы к месту назначения, обеспечивать необходимый режим хранения и сохранность их при транспортировке;
Не употреблять перед работой и в ее процессе алкоголь, психотропные, снотворные, антидепрессивные и другие средства, снижающие внимание, реакцию и работоспособность организма человека;
2. В случае если предоставленный работнику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям работник Общества вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы. По приезде эвакуатора работник Общества обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.
3. Работник Общества обязан строго соблюдать установленный в Обществе порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля, утвержденный в Обществе.
4. Работник Общества, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Обществе.
5. В целях безопасности управления, использования и эксплуатации автомобиля категорически запрещается:
Осуществлять перевозку пассажиров, не являющихся сотрудниками или гостями Общества;
Осуществлять перевозку грузов, не принадлежащих Обществу;
Осуществлять буксировку транспортных средств, не принадлежащих Обществу, с помощью автомобиля Общества.
Статья 4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАБОТНИКАМИ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
1. При использовании автомобиля сотрудника в интересах Общества сотруднику выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.
2. Суммы, выплаченные Обществом работнику в счет компенсации использования им личного транспортного средства в служебных целях, включаются в совокупный доход работника Общества и подлежат обложению подоходным налогом по ставкам, предусмотренным действующим законодательством.
2. Условия использования личного транспорта.
Использование работником личного автомобиля возможно при следующих условиях:
Работник выполняет служебное поручение, связанное с управлением личным автомобилем работником;
Работник выполняет служебное поручение, не связанное с управлением автомобилем, т. е. поездка на личном автомобиле до места выполнения служебного поручения;
Работодатель знает об использовании работником личного автомобиля и согласен на такое использование.
Личные автомобили могут использоваться для служебных поездок только после оформления следующих распорядительных документов:
Утверждения заявления работника на имя Генерального директора Общества с просьбой разрешить ему использование в служебных целях его личного транспорта.
Издания приказа Генерального директора Общества, разрешающего конкретному работнику использование своего личного транспорта для исполнения поручений в интересах Общества.
Перед подготовкой приказа Генерального директора Общества, разрешающего конкретному работнику использование своего личного транспорта, работник должен предоставить в отдел кадров Общества следующий пакет документов:
Паспорт транспортного средства;
Свидетельство о государственной регистрации транспортного средства;
Водительское удостоверение с открытой категорией на право управления транспортом данной категории;
Действующую медицинскую справку установленного образца;
Документ, подтверждающий прохождение транспортом технического осмотра (ТО);
Полис ОСАГО.
Если работник не является собственником транспортного средства, то в пакете документов должна присутствовать доверенность на управление данным транспортом.
Копии предоставленных работником выше перечисленных документов хранятся в отеле кадров Общества.
3. Выплата компенсации, основание и размеры
Общество производит работнику за использование личного автотранспорта в служебных целях выплаты за использование, износ (амортизацию) личного автомобиля, и компенсирует расходы, связанные с использованием личного автомобиля (бензин, ремонт, расходные материалы и другие расходы).
Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, расходы на ремонт и прочие аналогичные расходы компенсируются работнику при условии, что они являются обоснованными и документально подтвержденными.
Компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях работнику производятся в пределах норм, установленных Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 года № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных целей личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»
4. Обеспечение безопасной эксплуатации личного транспорта
Работник обязан поддерживать принадлежащее ему и используемое для служебных разъездов транспортное средство в надлежащем техническом состоянии, а также обеспечивать его нормальную и безопасную эксплуатацию.
Работник самостоятельно несет ответственность за соблюдение Правил дорожного движения.
Расходы, связанные с ущербом, причиненным транспортному средству работника при выполнении им своих трудовых функций, ложатся на работника в соответствии с действующим законодательством, т.к. он является владельцем источника повышенной опасности и осуществляет управление им.
Ответственность за вред, причиненный транспортным средством работника 3-му лицу во время исполнения работником своих трудовых функций, возлагается на работника в соответствии с действующим законодательством, т.к. он является владельцем источника повышенной опасности и осуществляет управлении им
Статья 5. ЭКСПЛУАТАЦИЯ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ
1. При использовании служебных автомобилей Общество осуществляет следующие расходы:
Проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;
Безналичная оплата бензина;
Оплата мойки автомобиля;
Оплата химчистки салона автомобиля не более двух раз в год;
Оплата парковки автомобиля у офисов клиентов Общества;
Безналичная оплата эвакуации автомобиля (в случае, если предоставленный работнику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям);
Приобретение Обществом запасных частей к автомобилю.
2. Сотруднику, ответственному за эксплуатацию автомобиля, Общество производит возмещение расходов, указанных в п.1. настоящей статьи, на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным в Обществе. Документы, подтверждающие расходы работника Общества на эксплуатацию автомобиля, принимаются от работника бухгалтерией вместе с заполненными Путевыми листами.
Нормы расходов ГСМ утверждаются приказом Генерального директора Общества.
3. Общество не компенсирует работнику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами Общества. Общество не возмещает работнику никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в случае, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности.
Статья 6. СТРАХОВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ
1. Автомобили, принадлежащие Обществу, должны быть застрахованы в соответствии с Законом РФ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств». Страховка должна содержать неограниченное количество лиц, допущенных к управлению автомобилем.
2. В случае угона (кражи) служебного автомобиля, предоставленного работнику Обществом, работник лично обязан:
Незамедлительно сообщить в органы милиции по месту угона (кражи) автомобиля;
Незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля руководителю своего подразделения Общества;
Получить в органах милиции справку (установленного образца) о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля.
3. При причинении ущерба автомобилю или наступлении гражданской ответственности в случае дорожно-транспортного происшествия работник, находившийся за рулем автомобиля, обязан:
Незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГИБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Законом РФ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств»;
Незамедлительно поставить в известность руководство своего подразделения и обслуживающего Общество страхового агента;
Получить в органах ГИБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.
Статья 7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА ЗА НАРУШЕНИЕ НАСТОЯЩЕГО ПОЛОЖЕНИЯ, ПОРЯДКА И ПРАВИЛ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УПРАВЛЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ
1. Работник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать Обществу за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:
Нарушения работником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Обществе.
2. Работник, управлявший автомобилем Общества и виновный в причинении ущерба Обществу, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.
ПРИЛОЖЕНИЕ №1
ДОГОВОР № ____
Об индивидуальной материальной ответственности
Г.Москва «___» _____ 2010 года
Общество с ограниченной ответственностью «Дядя Лёня» , далее именуемое «Работодатель» , в лице Генерального директора И.И.Иванова , действующего на основании Устава, с одной стороны,
_______________________________________ __________________________________ ,
(должность) (фамилия, имя, отчество)
Именуемый в дальнейшем «Работник» , с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем:
1. Работодатель в соответствии с приказом № _____ от «___» ______ 2010 года передает Работнику для исполнения им трудовых обязанностей по трудовому договору № _____ от «___» ______ 2010 года следующее, принадлежащее Работодателю, имущество:
А) транспортное средство (автомобиль):
б) транспортное средство (автомобиль):
модель _______________________________________
рег. знак _______________ серия _____ , выдан __________________________________;
номер двигателя ____________________________ ;
номер шасси ________________________________ ;
цвет кузова _________________________________
2. Имущество передается Работнику с даты подписания настоящего договора на все время работы в ООО «Дядя Лёня» в технически исправном состоянии, с отсутствием видимых повреждений.
3. Работник в целях эффективного использования переданного ему имущества Работодателя и предотвращения нанесения этому имуществу ущерба принимает на себя следующие обязательства:
А) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;
Б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю обо всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;
В) соблюдать нормы техники безопасности, правила дорожного движения, правила эксплуатации вверенного ему имущества при выполнении трудовых обязанностей; знать и исполнять требования должностной инструкции водителя ООО «Дядя Лёня» и Положения об использовании служебного и личного автотранспорта работниками ООО «Дядя Лёня»;
Г) осуществлять техническое обслуживание автомобиля, проверять исправность автомобиля перед выездом;
Д) участвовать в проведении проверок состояния вверенного ему имущества;
Е) в полном размере произвести возмещение ущерба, причиненного Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.
4. Работодатель обязуется:
А) создавать Работнику условия, необходимые для обеспечения сохранности вверенного ему имущества;
Б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;
В) проводить в установленном порядке проверки сохранности и состояния имущества.
5. Работник обязан компенсировать Работодателю за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:
Умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;
Угона (кражи) автомобиля вместе с документами на него (в этом случае страховое возмещение не выплачивается);
Управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения;
Управления автомобилем лицом, не имеющим Путевого листа и/или доверенности на право управления автомобилем;
Использования автомобиля, не прошедшего технический осмотр;
Перевозки взрывоопасных и легковоспламеняющихся предметов и материалов;
Использования автомобиля для неслужебных целей;
Непредставления поврежденного автомобиля эксперту страховой организации для оценки стоимости ущерба до сдачи автомобиля в ремонт;
Нарушения работником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, и внутренними документами, действующими в ООО «Дядя Лёня».
5.1. Работник виновный в причинении ущерба Работодателю обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.
5.2. Работник принимает на себя индивидуальную материальную ответственность за ущерб, возникший по причине виновных действий Работника у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.
5.3. Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с действующим законодательством.
6. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.
7. Работодатель не компенсирует Работнику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением Работником своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, и внутренними документами ООО «Дядя Лёня». Работодатель не возмещает Работнику никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в случае, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности.
8. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществом Работодателя.
9. Настоящий Договор составлен в двух имеющих одинаковую юридическую силу экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй - у Работника.
10. Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.
ПОДПИСИ СТОРОН
1. РАБОТОДАТЕЛЬ:
ООО «ДЯДЯ ЛЁНЯ»
Адрес места нахождения:
Почтовый адрес:
ИНН:; ОГРН; ОКПО; КПП
Банковские реквизиты: Р/с в Банке;
К/С; БИК
2. РАБОТНИК
:
Ф.И.О. полностью
_______________________________________________________________________
Должность
_______________________________________________________________________
гражданство
_______________________________________________________________________
дата, месяц, год рождения
_______________________________________________________________________
серия, № паспорта
место и дата выдачи паспорта
_________________________________________________________________________
адрес регистрации
«___» ______ 2010 года _________________ (собственноручная подпись РАБОТНИКА )
ПРИЛОЖЕНИЕ №2
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ВОДИТЕЛЯ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности и права водителя, эксплуатирующего автомобиль в интересах Общества с ограниченной ответственностью «Дядя Лёня», в дальнейшем именуемом – «Общество».
2. Под термином «Водитель» в настоящей должностной инструкции имеется в виду:
3. Водитель должен иметь образование не ниже средне специального, стажа вождения автомобиля не менее одного года, водительское удостоверение категории, соответствующей типу автомобиля, действующую медицинскую справку установленного образца.
4. Водитель принимается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора Общества.
5. Водитель подчиняется непосредственно Генеральному директору Общества.
II. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
Водитель должен знать:
6. Правила дорожного движения, штрафные санкции за их нарушение.
7. Основные технические характеристики и общее устройство автомобиля, показания приборов и счетчиков, элементы управления (предназначение клавиш, кнопок, рукояток и т.д.).
8. Порядок установки и снятия систем сигнализации, характер и условия их срабатывания.
9. Правила содержания автомобиля, ухода за кузовом и салоном, поддержания их в чистоте и благоприятном для длительной эксплуатации состоянии (не мыть кузов на прямых солнечных лучах, горячей водой зимой, своевременно наносить защитные лосьоны, моющие жидкости и др.).
10. Сроки проведения очередного технического обслуживания, технического осмотра, проверки давления в шинах, износа шин, угла свободного хода рулевого колеса и т.п. согласно инструкции эксплуатации автомобиля.
11. Приказы и распоряжения руководства Общества.
12. Правила внутреннего трудового распорядка, Положение «Об использовании служебного и личного автотранспорта работниками ООО «Дядя Лёня» в служебных целях» и другие локальные нормативные акты, принятые в Обществе.
13. Правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.
III. ФУНКЦИИ
На водителя возлагаются следующие функции:
14. Обеспечение своевременного выполнения поручений руководства Общества.
15. Осуществление контроля за техническим состоянием автомобиля.
16. Своевременное выявление и обеспечение устранения технических неисправностей в работе автомобиля.
IV. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Водитель обязан:
17. Обеспечить технически исправное состояние автомобиля и профессиональное вождение автомобиля, гарантирующее безопасность пассажиров.
Не применять без крайней необходимости звуковые сигналы и резкие обгоны впереди идущих автомобилей. Водитель обязан и может предвидеть любую дорожную обстановку; выбирать скорость движения и дистанцию, исключающие возникновение аварийной ситуации.
18. Не оставлять автомобиль без присмотра за пределами видимости на любой минимальный срок, дающий шанс угона автомобиля или кражи каких-либо вещей из салона. Парковать автомобиль лишь на охраняемых стоянках.
19. В обязательном порядке ставить автомобиль на сигнализацию при любых случаях выхода из салона. Во время движения и стоянки все двери автомобиля должны быть блокированы. При выходе из автомобиля (посадке) необходимо убедиться в отсутствии потенциальной опасности.
20. Следить за техническим состоянием автомобиля, выполнять самостоятельно необходимые работы по обеспечению его безопасной эксплуатации (согласно инструкции по эксплуатации), своевременно проходить техническое обслуживание в сервисном центре и технический осмотр.
6. Строго выполнять все распоряжения руководителей Общества. Обеспечивать своевременную подачу автомобиля.
22. Сопровождать грузы к месту назначения, обеспечивать необходимый режим хранения и сохранность их при транспортировке.
23. Сдать доставленный груз в месте назначения, оформить приемо-сдаточную документацию.
24. При необходимости участвовать в составлении актов на недостачу, порчу и других документов.
25. Сообщать своему непосредственному руководителю правдивую информацию о своем самочувствии.
26. Не употреблять перед работой и в ее процессе алкоголь, психотропные, снотворные, антидепрессивные и другие средства, снижающие внимание, реакцию и работоспособность организма человека.
27. Категорически не допускать случаев неслужебного использования автомобиля: подвоза каких-либо пассажиров или грузов по собственному усмотрению, а также любых видов использования автомашины в личных целях без разрешения руководства. Всегда находиться на рабочем месте в автомобиле или в непосредственной близости от него.
28. Ежедневно вести путевые листы, отмечая маршруты следования, пройденный километраж, расход топлива. Штатные водители отмечают также количество отработанного времени.
29. Внимательно следить за окружающей дорожной обстановкой. Запоминать номера и приметы автомобилей в случае их длительного следования «на хвосте» автомобиля Общества. Сообщать непосредственному начальнику все свои подозрения, касающиеся вопросов безопасности, вносить свои предложения по ее повышению.
30. Не допускать случаев занятия посторонними делами в рабочее время. Проявлять творческий подход к своим непосредственным обязанностям, стараться быть полезным Обществу в текущей хозяйственной деятельности. Проявлять разумную конструктивную инициативу.
V. ПРАВА
Водитель имеет право:
31. Вносить руководству предложения, направленные на повышение безопасности и безаварийности эксплуатации автомобиля, а также по любым другим вопросам, касающимся исполнения настоящей инструкции.
32. Требовать от пассажиров соблюдения норм поведения, чистоты, пристегиваться ремнем безопасности.
VI. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Водитель несет ответственность:
33. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
34. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
35. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством.
VII. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
36. Режим работы водителяопределяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
37. В связи с производственной необходимостью водитель может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
VIII. СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
38. Исключительной сферой деятельности водителя -является обеспечение безопасной и бесперебойной эксплуатации автомобиля в интересах Общества, сохранности автомобиля и перевозимых грузов.
С инструкцией ознакомлен(а): _____________________ / _________________ /
(подпись)
«___» ______________ 2010 года
ПРИЛОЖЕНИЕ №3
УТВЕРЖДЕНО приказом Генерального директора
ООО «Дядя Лёня» № _____ от «___» _____ 2010 года
ИНСТРУКЦИЯ
по охране труда работников, занятых эксплуатацией
легковых автомобилей
Общие положения
1.1. Под термином «водитель» в настоящей инструкции имеется в виду:
Непосредственный штатный водитель Общества или другой сотрудник, эксплуатирующий в служебных целях на постоянной или временной основе автомобиль, принадлежащий Обществу, или автомобиль, находящийся в распоряжении Общества;
Сотрудник Общества, эксплуатирующий личный автомобиль в служебных целях.
Обязанности работодателя по обеспечению
1. Обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя.
2. Работодатель обязан обеспечить:
безопасность работников при осуществлении технологических процессов, а также применяемых в производстве инструментов и материалов;
режим труда и отдыха работников в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, проведение инструктажа по охране труда, стажировки на рабочем месте и проверки знания требований охраны труда;
недопущение к работе лиц, не прошедших в установленном порядке обучение и инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда;
организацию контроля за состоянием условий труда на рабочих местах;
принятие мер по предотвращению аварийных ситуаций, сохранению жизни и здоровья работников при возникновении таких ситуаций, в том числе по оказанию пострадавшим первой помощи;
расследование и учет в установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации порядке несчастных случаев на производстве;
доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников.
Обязанности работника в области охраны труда
соблюдать требования охраны труда, правила внутреннего трудового распорядка, правила пожарной безопасности, правила личной гигиены, а также режимы труда и отдыха.
проходить обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочем месте, проверку знаний требований охраны труда;
знать правила оказания первой помощи и оказывать ее пострадавшим при несчастных случаях;
немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, или об ухудшении состояния своего здоровья;
Общие требования безопасности
вводный инструктаж;
инструктаж по пожарной безопасности;
первичный инструктаж на рабочем месте;
инструктаж по электробезопасности на рабочем месте.
3. Водитель должен проходить:
повторный инструктаж по безопасности труда на рабочем месте не реже, чем через каждые три месяца;
внеплановый инструктаж: при изменении технологического процесса или правил по охране труда, замене или модернизации легкового автомобиля, приспособлений и инструмента, изменении условий и организации труда, при нарушениях инструкций по охране труда, перерывах в работе более чем на 60 календарных дней (для работ, к которым предъявляются повышенные требования безопасности - 30 календарных дней);
диспансерный медицинский осмотр – согласно приказу Минздрава РФ № 90 от 14.03. 1996 года.
соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленные на предприятии;
соблюдать требования настоящей инструкции, инструкции о мерах пожарной безопасности, инструкции по электробезопасности;
соблюдать требования к эксплуатации автомобиля;
использовать по назначению и бережно относиться к выданным средствам индивидуальной защиты.
6. Водитель должен:
уметь оказывать первую (доврачебную) помощь пострадавшему при несчастном случае;
иметь на машине медицинскую аптечку оказания первой (доврачебной) помощи, первичные средства пожаротушения;
выполнять только порученную работу и не передавать ее другим без разрешения администрации;
во время работы быть внимательным, не отвлекаться и не отвлекать других, не допускать на рабочее место лиц, не имеющих отношения к работе;
содержать рабочее место в чистоте и порядке.
8. При обнаружении неисправностей автомобиля, приспособлений, инструментов и других недостатках или опасностях на рабочем месте немедленно остановить автомобиль. Только после устранения замеченных недостатков продолжить работу на автомобиле.
9. При обнаружении загорания или в случае пожара:
остановить автомобиль, выключить зажигание, перекрыть краны бензопровода и горюче-смазочных материалов;
приступить к тушению пожара имеющимися первичными средствами пожаротушения в соответствии с инструкцией по пожарной безопасности. При угрозе жизни - покинуть помещение.
Требования безопасности перед началом работы
техническое состояние автомобиля, обращая особое внимание на исправность шин, тормозной системы, рулевого управления, приборов освещения и сигнализации, стеклоочистители, на правильную установку зеркала заднего вида, чистоту и видимость номерных знаков и дублирующих их надписей, а также отсутствие подтекания топлива, масла и воды.
давление воздуха в шинах в соответствии с нормами;
наличие исправного инструмента и приспособлений;
заправку автомобиля топливом, маслом, водой, тормозной жидкостью и уровень электролита в аккумуляторной батарее.
3. После запуска или прогрева двигателя необходимо проверить на ходу работу рулевого управления и тормозов, работу СТОП сигнала, поворотов, освещения, а также звуковой сигнал.
4. В случае обнаружения неисправностей не выезжать до полного их устранения и сообщить об этом администрации автотранспортного отдела.
6. При работе автомобиля на этилированном бензине соблюдать следующие правила:
операции по приемке, заправке автомобиля и перекачке этилированного бензина производить механизированным способом, находясь с наветренной стороны автомобиля;
продувку бензосистемы производить насосом;
при попадании этилированного бензина на руки обмыть их керосином, а затем теплой водой с мылом;
в случае попадания этилированного бензина в глаза немедленно обратиться за медицинской помощью.
Требования безопасности во время работы
2. Быть внимательным и осторожным при движении задним ходом. При недостаточной обзорности или видимости следует воспользоваться помощью другого лица.
3. Скорость движения выбирать с учетом дорожных условий, видимости и обзорности, интенсивности и характера движения транспортных средств и пешеходов, особенностей и состояния автомобиля и перевозимого груза.
4. Выполнять требования безопасности движения и указания регулировщиков дорожного движения в соответствии с «Правилами дорожного движения».
5. Оставлять автомобиль разрешается только после принятия мер, исключающих возможность его движения во время отсутствия водителя.
6. При ремонте автомобиля на линии соблюдать меры предосторожности: съехать на обочину дороги, включить задний свет при плохой видимости, остановить автомобиль с помощью стояночной тормозной системы, включить первую передачу, подложить под колеса упоры. При работе на обочине под автомобилем находиться с противоположной стороны проезжей части.
7. Водителю не разрешается:
управлять автомобилем в состоянии алкогольного опьянения или под воздействием наркотических средств;
выезжать в рейс в болезненном состоянии или при такой степени утомления, которая может повлиять на безопасность движения;
передавать управление автомобилем посторонним лицам;
выполнять буксировку автомобиля с целью пуска двигателя;
подогревать двигатель открытым пламенем, а так же при определении и устранении неисправностей механизмов;
протирать двигатель ветошью смоченной бензином и курить в непосредственной близости от системы питания двигателя и топливных баков.
9. При ремонте автомобиля содержать рабочее место в чистоте и не загромождать посторонними предметами. Сливать масло и воду только в специальную тару.
10. Подъем автомобиля домкратом производить без перекосов (домкрат должен стоять вертикально, опираться на грунт всей плоскостью подошвы, головка домкрата должна упираться всей плоскостью в ось или в специально фиксированное место, при мягком грунте под домкрат подложить доску, под остальные колеса подложить башмаки).
11. На разборочно-сборочных работах применять только исправные приспособления и инструмент. Трудно отвертываемые гайки смочить керосином, а потом отвернуть ключом.
12. Проверять совпадение отверстия ушка рессоры и серьги только при помощи бородка.
13. Подтягивать ремень вентилятора, проверять крепление водяного насоса и подтягивать сальники только после полной остановки двигателя.
14. Работы, связанные с заменой и перестановкой шин, рессор выполнять только после того, как автомобиль будет установлен на козелки.
15. Демонтаж шины с диска колеса осуществлять при помощи съемника, накачивать шины в предохранительном устройстве. При накачке шин на линии колесо укладывать замочным кольцом к земле.
Требования безопасности в аварийных ситуациях
2. Неисправную машину брать на буксир при помощи специальных приспособлений можно после разрешения инспектора ГИБДД.
Требования безопасности по окончании работы
2. Сдать путевой лист в бухгалтерию.
Ответственность за нарушение требований безопасности труда
1. Работодатель за нарушение требований по обеспечению безопасных условий и охраны труда может быть привлечен к административной и уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
2. Работник за нарушение требований настоящей Инструкции подвергается дисциплинарному взысканию и внеочередной проверке знаний, а также может быть не допущен Работодателем или руководителем к работе, а также несет ответственность согласно действующему законодательству.
ПРИЛОЖЕНИЕ №4
ПРИКАЗ № __
В целях систематизации использования автотранспортных средств (далее по тексту - автомобиль), принадлежащих ООО «Дядя Лёня», повышения эффективности исполнения возложенных на работников организации трудовых обязанностей, более оперативного решения производственных вопросов, и улучшения качества обслуживания клиентов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Предоставить право управления автомобилем, принадлежащим организации, ниже поименованным работникам:
- ___________________________________ (должность, Ф.И.О.)
2. Заключить с каждым из работников, поименованном в п.1. настоящего приказа, договор об индивидуальной материальной ответственности.
3. Оформить на каждого из работников, поименованных в п.1. настоящего приказа, доверенность на управление автомобилем.
4. Контроль за исполнением приказа возлагаю на начальника отдела кадров.
ПРИЛОЖЕНИЕ №5
ПРИКАЗ № __
Руководствуясь Приказом Министерства Транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. В качестве первичного документа использовать путевой лист легкового автомобиля ф.№3, № 0345001.
2. Заполнять путевые листы один в месяц.
3. При заполнении путевых листов использовать приложение к приказу «Основные маршруты движения автомобилей».
Генеральный директор И.И.Иванов
Приказ о закреплении транспортного средства за водителем формируется обычно на предприятиях, которые имеют на своем балансе несколько автомобилей – в крупных компаниях со множеством структурных подразделений или специализированных организациях-перевозчиках. Приказ относится к распорядительной документации предприятия и составляется в определенном порядке.
ФАЙЛЫ
Для чего нужен документ
Как известно, автомобиль относится к средствам повышенной опасности, поэтому при его эксплуатации и обслуживании следует придерживаться определенных норм.
В организациях, где большой автопарк, выполнить эту задачу можно только одним способом: при помощи закрепления машины за каким-то одним сотрудником (или в некоторых случаях – группой лиц, например, водителем, техником и инженером).
При этом важно не забывать о том, что если к одному автомобилю не может быть прикреплено более четырех сотрудников (водителей), то и один водитель не может нести ответственность более чем за три автомобиля.
Закрепление происходит при помощи приказа, который может составляться как в отношении легкового автотранспорта, так и грузовых машин и спецтехники.
Если в процессе эксплуатации автомобиль получит какие-то повреждения или окажется неисправным, материальный ущерб может быть взыскан с ответственного сотрудника, за которым он закреплен.
На кого возложить обязанность по составлению приказа
Формирование приказа можно поручить любому работнику предприятия, знающему правила создания распорядительной документов, а также знакомому с законодательством РФ (гражданским и трудовым). Чаще всего эту функцию исполняет начальник структурного подразделения, юрисконсульт, секретарь или специалист кадрового отдела.
Независимо от того, кто выполнит эту обязанность, после окончательного составления приказа, его необходимо передать для удостоверения директору – без его автографа документ не станет действительным.
Как объяснить создание документа
Приказ всегда держится на двух китах – обосновании и основании. Они должны быть прописаны в каждом подобном распоряжении.
В качестве обоснования выступает реальная причина для создания документа, которая указывается после слов «В связи с…». Основание – это прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ предприятия (служебную или докладную записку, нормативный акт) или статью и пункт закона (дается в виде номера и даты выпуска).
Особенности оформления бланка
Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.
Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.
Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).
Составляя приказ, неизменно требуется учесть только один важный критерий – он должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.
Удостоверять бланк приказа печатью не обязательно, т.к. необходимость в этом есть только в том случае, если норма по штампованию локальных бумаг организации с помощью различного рода клише закреплена в ее учетной политике.
Приказ формируется всегда в одном подлинном экземпляре , а если его надо размножить, делаются заверенные ответственным сотрудником копии. Сведения о документе заносятся в журнал учета распорядительных документов фирмы.
Образец документа
При составлении текста приказа, имейте ввиду, что его структура и содержание должны отвечать некоторым правилам деловой документации.
В «шапке» документа надо указать:
- наименование предприятия;
- название и номер документа – с коротким обозначением сути;
- место (населенный пункт) и дату его составления;
- обоснование для создания распоряжения (тут можно сослаться на необходимость обеспечения надлежащей эксплуатации автомобиля);
- марка (модель) и государственный номер транспортного средства;
- должность и ФИО сотрудника, за которым оно закрепляется;
- человек, на которого в случае отсутствия на рабочем месте коллеги, ответственного за автомобиль, перейдет эта функция;
- лицо, отвечающее за исполнение приказа;
- все приложения к документу (среди них обязательно должен быть акт осмотра технического состояния автомобиля).
При необходимости текст можно дополнить и другой информацией – исходя из обстоятельств.
Сколько времени и как хранить приказ
После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы. Здесь он должен находится весь период действия, который может быть обозначен в самом документе или же автоматически приравнен к одному году.
Потом данное распоряжение можно отправить в архив организации и по истечения срока хранения утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законодательстве.
"УТВЕРЖДАЮ" Руководитель "_________________________" ______________/____________ "__"___________ ____ г.
ПОЛОЖЕНИЕ об использовании служебного и личного автотранспорта сотрудниками в служебных целях
Настоящее Положение об использовании служебного и личного автотранспорта сотрудниками "__________" в служебных целях (далее - "Положение") разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств, принадлежащих Организации "__________" (далее - "Организация"), и определяет права, обязанности Организации, сотрудников Организации, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации сотрудниками Организации автотранспортных средств Организации (далее - "автомобиль").
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Предоставляемый сотруднику Организации, а также используемый сотрудником Организации под управлением водителя Организации автомобиль является собственностью Организации.
Автомобиль предоставляется сотрудникам Организации, принятым на работу в Организацию и занимающим должность, предполагающую предоставление служебного автомобиля, или выполняющим работу, связанную с частыми служебными поездками.
Сотрудники Организации, которым автомобиль не предоставляется, вправе в служебных целях по согласованию с руководителем своего подразделения и Транспортной службой Организации использовать автомобиль под управлением водителя Организации.
2. ДОПУСК СОТРУДНИКА ОРГАНИЗАЦИИ К УПРАВЛЕНИЮ АВТОМОБИЛЕМ
Общим условием допуска сотрудника Организации к управлению автомобилем является наличие у сотрудника:
Водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля;
Стажа вождения автомобиля не менее _____ лет.
При выполнении сотрудником Организации общего условия допуска к управлению автомобилем Организация выдает сотруднику Путевой лист, оформляемый Транспортной службой Организации по установленному образцу.
Организация вправе в любое время изменять и дополнять общее условие допуска сотрудника Организации к управлению автомобилем, а также вводить иные специальные условия допуска сотрудника к управлению автомобилем.
3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКА ПРИ УПРАВЛЕНИИ, ИСПОЛЬЗОВАНИИ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Каждый служебный автомобиль Организации соответствующим приказом руководителя закрепляется за сотрудником, назначаемым Ответственным за эксплуатацию автомобиля.
Ответственный за эксплуатацию автомобиля обязан:
Использовать предоставленный автомобиль только по прямому производственному назначению;
Соблюдать установленные заводом-изготовителем автомобиля Правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;
Не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии;
Незамедлительно по выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом Транспортной службы Организации;
Не приступать к управлению автомобилем в случаях, когда по состоянию здоровья сотрудник не был бы допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;
Своевременно обращаться в Транспортную службу Организации в целях получения Путевого листа и/или доверенности, продления срока действия или получения нового свидетельства о регистрации и иных документов на автомобиль;
Своевременно обновлять и в кратчайшие сроки сообщать в Транспортную службу об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;
Оставлять автомобиль только на специально отведенных для стоянки/парковки автомобилей безопасных местах;
Соблюдать периодичность предоставления автомобиля на техническое обслуживание;
Строго соблюдать Правила дорожного движения, включая скоростной режим.
По представлению начальников подразделений сотрудники, выполняющие общие условия допуска к управлению автомобилем и не входящие в число оформленных приказом ответственных за эксплуатацию автомобилей, могут быть допущены (привлечены) к управлению автомобилями Организации на кратковременной основе. На время действия Путевого листа, выданного такому сотруднику, на него в полной мере возлагаются все обязанности Ответственного за эксплуатацию автомобиля.
В случае если предоставленный сотруднику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям, сотрудник Организации вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы "__________", позвонив по тел.: __________ и назвав номер своей карточки на эвакуацию, номер автомобиля и свое местонахождение. По приезде эвакуатора сотрудник Организации обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.
Сотрудник Организации обязан строго соблюдать установленный в Организации порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля, утвержденный в Организации.
Сотрудник Организации, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Организации.
Сотрудник Организации, которому предоставляется автомобиль, вправе использовать его в пределах г. _______________. Выезд за границы _______________ разрешается на основании соответствующего приказа руководителя Организации и оформляется соответствующими командировочными документами согласно порядку, установленному в Организации.
Внесение каких-либо изменений в конструкцию или комплектацию предоставленного автомобиля, включая затемнение стекол, запрещено. По согласованию с Транспортной службой сотрудник, которому предоставлен автомобиль, вправе за свой счет оборудовать данный автомобиль любой автомобильной звуковоспроизводящей аппаратурой и акустическими системами по своему усмотрению. Ремонт установленной на автомобиле по усмотрению сотрудника Организации автомобильной звуковоспроизводящей аппаратуры и акустических систем производится сотрудником Организации самостоятельно и за собственный счет. Перед списанием автомобиля дополнительное оборудование, полностью приобретенное за счет сотрудника Организации, возвращается сотруднику, осуществившему такое приобретение.
В целях безопасности управления, использования и эксплуатации автомобиля категорически запрещается:
Осуществлять перевозку пассажиров, не являющихся сотрудниками Организации (за исключением гостей Организации);
Осуществлять перевозку грузов, не принадлежащих Организации;
Осуществлять буксировку транспортных средств, не принадлежащих Организации, с помощью автомобиля Организации.
Запрещается управление, использование и эксплуатация автомобиля сотрудниками Организации во время своего очередного и дополнительного отпусков или периода временной нетрудоспособности. На время отпуска сотрудника Организации предоставленный ему автомобиль передается в распоряжение руководителя Транспортной службы Организации.
Запрещается использование автомобиля как сотрудником, так и водителем Организации для поездок в аэропорты и на вокзалы при отъезде в отпуск и возвращении из него.
4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА СОТРУДНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ПОЕЗДОК
Сотрудники, использующие личные (находящиеся в пользовании по доверенности) автомобили для служебных поездок, вправе заключить договор с Организацией. Для заключения договора сотрудник обязан предоставить письменное заявление, согласованное руководителем соответствующего подразделения. Договор заключается сроком на один год.
Согласно договору Организация компенсирует сотруднику расходы на топливо в размере не более _____ литров в месяц и затраты на добровольное страхование транспортного средства в размере не более _____ рублей на весь период действия договора. Страхование личных автомобилей сотрудников, в соответствии с Федеральным законом "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств", не подлежит компенсации со стороны Организации.
Суммы, выплаченные Организацией сотруднику в счет компенсации использования им личного транспортного средства в служебных целях, включаются в совокупный доход сотрудника Организации и подлежат обложению подоходным налогом по ставкам, предусмотренным действующим законодательством.
5. ЭКСПЛУАТАЦИЯ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ
При использовании автомобилей Организации Организация осуществляет следующие расходы:
Проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;
Безналичная оплата _____ литров бензина в месяц (вне зависимости от марки автомобиля) по системе "__________";
Оплата мойки автомобиля не более _____ раза в месяц;
Оплата химчистки салона автомобиля не более _____ раза в год;
Оплата парковки автомобиля у офисов клиентов Организации;
Безналичная оплата эвакуации автомобиля эвакуационной службой "__________" (в случае, если предоставленный сотруднику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям).
В целях планомерного и целевого использования бюджетных средств Организация устанавливает следующие минимальные внутренние нормативные сроки службы (пробеги) для следующих запасных частей автомобилей, принадлежащих Организации:
Аккумуляторные батареи - _____ года с момента установки на автомобиль;
Диски колесные - каждые _____ км пробега с начала эксплуатации;
Шины автомобильные (всесезонные) - каждые _____ км пробега с момента начала эксплуатации;
Шины автомобильные (сезонные) - каждые _____ км пробега автомобиля, но не менее _____ лет с момента ввода в эксплуатацию;
Щетки стеклоочистителя (в сборе) - _____ год с момента установки на автомобиль;
Аптечки автомобильные первой медицинской помощи - _____ раз в год;
Огнетушители автомобильные - по истечении срока годности;
Знаки аварийные - _____ раз в _____ года.
В случае досрочного приобретения Организацией запасных частей к автомобилю из перечисленных выше Ответственный за эксплуатацию данного автомобиля оплачивает долю стоимости приобретаемых запасных частей пропорционально сроку/пробегу, оставшемуся до окончания минимального срока/пробега, в соответствии с порядком, действующим в Организации.
Организация не компенсирует сотруднику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением сотрудником своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами Организации. Организация не возмещает сотруднику никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности.
Перечисленные нормативы и ограничения могут быть изменены вплоть до полного снятия применительно к конкретному сотруднику (группе сотрудников) или конкретному автомобилю (группе автомобилей) распоряжением руководства Организации.
6. СТРАХОВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ
Автомобили, принадлежащие Организации, застрахованы в соответствии с Федеральным законом "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" и дополнительно, в порядке добровольного страхования, по рискам: "угон (кража)", "ущерб" и "гражданская ответственность" (в размере _____ рублей в год).
В случае наступления одного из следующих страховых случаев в отношении автомобиля, предоставленного сотруднику Организации, сотрудник лично обязан:
в случае угона (кражи) автомобиля:
Незамедлительно сообщить в органы полиции по месту угона (кражи) автомобиля;
Незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля руководителю Транспортной службы Организации;
Получить в органах полиции справку (установленного образца) о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля.
При причинении ущерба автомобилю или наступлении гражданской ответственности в случае дорожно-транспортного происшествия сотрудник, находившийся за рулем автомобиля, обязан:
Незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Федеральным законом "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств";
Незамедлительно поставить в известность руководство Транспортной службы Организации и обслуживающего Организацию страхового агента;
Получить в органах ГБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.
7. ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМПАНИЕЙ СОТРУДНИКУ РАСХОДОВ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ
Ответственному за эксплуатацию автомобиля Организация производит возмещение расходов, указанных в разд. 5 настоящего Положения, на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным в Организации.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника Организации на эксплуатацию автомобиля, принимаются от сотрудника Организации Транспортной службой Организации ежедневно в рабочие часы, а отчет о приобретении горючего (бензина) по системе "__________" и произведенных мойках автомобиля - вместе с заполненным Путевым листом в течение первых _____ рабочих дней месяца, следующего за отчетным.
При непредставлении сотрудником своевременного отчета или при нарушении оговоренных правил оформления отчетов вся сумма эксплуатационных расходов на автомобиль за отчетный месяц зачисляется сотруднику в совокупный доход с последующим удержанием подоходного налога из заработной платы. При превышении установленного лимита горючего стоимость избыточного топлива удерживается из заработной платы сотрудника полностью.
Транспортная служба Организации обязана до _____ числа месяца, следующего за отчетным, одновременно с отчетом об использованном горючем (бензине), включающим в себя комплект документов от "__________", "Отчет об использовании автомобильного моторного топлива", оформленные Путевые листы, а также список сотрудников Организации, допустивших превышение установленного лимита топлива, передавать в бухгалтерию Организации.
8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СОТРУДНИКА ОРГАНИЗАЦИИ ЗА НАРУШЕНИЕ НАСТОЯЩЕГО ПОЛОЖЕНИЯ, ПОРЯДКА И ПРАВИЛ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УПРАВЛЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ, УСТАНОВЛЕННЫХ В ОРГАНИЗАЦИИ
Сотрудник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать Организации за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:
Умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;
Угона (кражи) автомобиля вместе с документами на него (в этом случае страховое возмещение не выплачивается);
Управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения;
Управления автомобилем лицом, не имеющим Путевого листа и/или доверенности на право управления автомобилем;
Использования автомобиля, не прошедшего технический осмотр;
Перевозки взрывоопасных и легковоспламеняющихся предметов и материалов;
Использования автомобиля для учебных, спортивных и/или других подобных целей;
Непредставления поврежденного автомобиля эксперту страховой организации для оценки стоимости ущерба до сдачи автомобиля в ремонт;
Нарушения сотрудником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Организации.
Сотрудник, управлявший автомобилем Организации и виновный в причинении ущерба Организации, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.
С данным Положением ознакомлен(а) _______________/_____________/