Кому поручить ведение бухгалтерского учёта на предприятии? Этот вопрос волнует как предпринимателей-новичков, так и руководителей состоявшихся в бизнесе компаний. Проанализируем три распространённые модели построения бухгалтерии в частных организациях - наём штатного персонала, передачу бухучёта на аутсорсинг и использование специализированных онлайн-сервисов.
Штатная бухгалтерия
Традиционный и проверенный десятилетиями способ постановки и ведения учёта на предприятиях любой отрасли. Многие компании остаются и сегодня верными такому решению, нанимая штатный персонал в виде бухгалтера, а иногда и полноценного отдела специалистов.
Плюсы найма собственного штатного бухгалтера
Кадровый рынок России(и в особенности столичного региона) переполнен предложениями и резюме многочисленных соискателей на должность бухгалтера. Впрочем, далеко не каждый такой специалист способен вести бухгалтерию в соответствии с требованиями работодателя. Это заставляет руководителей и HR-менеджеров относиться к выбору бухгалтера с повышенным вниманием.
Имея« под рукой» собственного бухгалтера, владелец бизнеса получает возможность постоянно контролировать выполнение поставленных задач - так же, как и в случае с остальным персоналом компании, работающим« на ставке».
Штатные сотрудники практически незаменимы для больших бизнес-проектов со сложной бухгалтерией. Кроме того, крупные корпорации часто предпочитают нанимать собственных постоянных поставщиков бухгалтерских услуг из соображений конфиденциальности. Как правило, такие компании не желают выносить конфиденциальные финансовые данные за пределы организации.
Бесплатная консультация
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию по телефону у нашего юриста. Это быстрее и удобнее, чем поиск в интернете!
Минусы штатной бухгалтерии
Помимо сложностей в поиске хорошего специалиста, предоставляющего бухгалтерские услуги, существуют и другие проблемы. В первую очередь - неоправданные для многих ООО финансовые расходы. Затраты на штатного сотрудника - это не только постоянный уровень зарплаты независимо от количества выполненных за месяц операций(к слову, опытный бухгалтер в Москве потребует за свою работу не менее 50 тысяч рублей в месяц). Помимо прочего, это соцпакет, обучение, повышение квалификации; расходы на установку специального рабочего софта(ПО), покупку компьютерной и оргтехники, оборудование полноценного рабочего места.
Нельзя забывать и о так называемом человеческом факторе. Даже самый ответственный сотрудник рано или поздно уйдёт в отпуск или на больничный (как вариант - в декрет в случае с бухгалтерами-женщинами). Само собой, это создаст серьёзные рабочие перебои и проблемы для руководства компании, особенно, если такой специалист в штате единственный.
Ещё одна проблема штатной бухгалтерии - вопрос ответственности. Помните, что при наличии собственного бухгалтера ответственность за выполнение любых операционных ошибок(к примеру, оплату штрафов) несёт руководитель предприятия. Это одна из причин, по которой многие директора ООО всё чаще передают собственную бухгалтерию« на сторону».
Бухгалтерское сопровождение(бухгалтерский аутсорсинг)
В России рынок бухгалтерского аутсорсинга пока что находится в самом начале масштабного развития и распространения. А вот на западе компании, специализирующиеся на стороннем бухгалтерском сопровождении, составляют львиную долю отраслевого рынка(наверное, именно по этой причине первыми клиентами аутсорсеров в нашей стране были преимущественно филиалы иностранных компаний и совместные предприятия).
Внешнее бухгалтерское сопровождение - услуга, характеризующаяся определённой гибкостью решений. Компания-клиент может полностью поручить исполнителю-аутсорсеру ведение бухгалтерского и финансового учёта или договориться об оказании отдельных услуг на постоянной основе.
Иногда встречается некий промежуточный вариант, когда в штате ООО имеется бухгалтер, ведущий первичную документацию. Впоследствии она передаётся аутсорсеру для обработки, организации бухучёта, составления и сдачи отчётности в контролирующие органы.
Преимущества профессионального бухгалтерского сопровождения
Штат аутсорсинговых компаний комплектуется из высококлассных специалистов, занимающихся бухгалтерской практикой далеко не первый год. При этом персонал не только тщательно отбирается, но и регулярно проходит обучение/повышение квалификации. Руководство подобных организаций по понятным причинам не жалеет средств на всевозможные тренинги, семинары, обучающие программы и материалы. Такой подход сводит к минимуму вероятность неверного исчисления налоговых платежей и другие профессиональные ошибки.
Для большинства предприятий малого и среднего бизнеса услуги бухгалтера в формате аутсорсингового обслуживания обходятся гораздо дешевле содержания штатного персонала. Такие специалисты берут деньги исключительно за выполненную работу, а стоимость бухгалтерского сопровождения формируется максимально гибко и зависит от многих факторов(масштабы бизнеса, сложность бухгалтерии, система налогообложения и пр.)
Отнимите расходы на внедрение и поддержку 1С, обучение кадров, оборудование рабочего места, соцпакет, и вы поймёте - бухгалтерский аутсорсинг действительно выгоден. К слову, внештатный персонал - это ещё и экономия офисного пространства.
Возможность сосредоточить ресурсы на профильном бизнесе - неоценимое преимущество бухгалтерского обслуживания на аутсорсинге. Посчитайте: сколько драгоценного времени вы ежедневно тратите на обсуждение рутинных вопросов с собственным бухгалтером или самостоятельный поиск решения возникших проблем?
Компания, оказывающая услуги по бухгалтерскому сопровождению, возьмёт подобные заботы на себя, а любая непредвиденная ситуация будет разрешена в течение считанных часов.
Негативные последствия в виде возможных штрафных санкций также ложатся на плечи аутсорсера. Согласно условиям договоров, такие компании несут материальную ответственность за бухгалтерские операционные ошибки. Впрочем, с настоящим профи подобная вероятность сводится к минимуму.
Сторонние бухгалтера страхуют и от уже упомянутых проблем« человеческого фактора». Компания-аутсорсер - это штат взаимозаменяемых профильных специалистов. Отпуск или болезнь бухгалтера вам больше не страшна. При необходимости услуги будут оказаны другим квалифицированным сотрудником, которому не нужно будет объяснять всё« с нуля».
Компании по бухгалтерскому сопровождению в большинстве случаев имеют действенную стратегию, до мелочей отработанные методы ведения учёта, систему контроля качества. В частности, руководство компании« Лорес Консалтинг» не только вкладывает максимум ресурсов в подготовку и улучшение квалификации сотрудников, но и неустанно совершенствует профессиональную методологию.
Проблемные моменты бухгалтерского аутсорсинга
Существуют и определённые подводные камни. Так, «внештатники» - не лучший выход для крупных корпораций со сложной бухгалтерией. Почему? Во-первых, бухгалтерское сопровождение привлечёнными со стороны специалистами здесь может снизить оперативность в финансовом учёте. А во-вторых, как уже упоминалось, представители крупного бизнеса щепетильно относятся к вопросам конфиденциальности финансовых показателей своей компании.
Конечно, случаи утечки конфиденциальной информации при работе с аутсорсерами являются, скорее, единичными. Кроме того, не стоит забывать об ответственности за нарушение конфиденциальности, которая должна быть чётко прописана в договоре. Также стоит разработать и утвердить график документооборота. Это позволит избежать ещё одной проблемы - утери первичных документов в процессе сотрудничества с компанией, предоставляющей услуги бухгалтера.
Помните: аутсорсинг-формат работы требует взаимной дисциплины и максимально чёткой постановки задач заказчика исполнителю.
Интернет-бухгалтерия
Среди альтернативных« веяний времени» - специализированные программные и онлайн-сервисы(1С, «Моё Дело»), позволяющие вести бухучёт самостоятельно. Несмотря на активное распространение такого решения в Европе и США, многие российские предприниматели всё ещё не протестировали возможности интернет-бухгалтерии в собственной практике.
В числе плюсов - автоматизация большинства процессов, простой интерфейс; возможность вести учёт без профильного образования, составлять отчётность и оперативно отправлять её в фискальные органы через интернет. Неоспоримым достоинством будет и относительно низкая цена бухгалтерских интернет-сервисов.
При всех преимуществах онлайн-сервисов нужно понимать, что решение эффективно исключительно для небольших фирм с простейшей бухгалтерией . В частности, такие продукты охотно используют ИП и организации, работающие на «упрощёнке» или ЕНВД.
Как сделать выбор?
Подводя итоги, становится очевидным факт: для большинства организаций(ООО) оптимальным решением станет передача услуг бухгалтера на аутсорсинг. Такой шаг не только сократит издержки, но и позволит закрыть ряд других вопросов - кадровых, организационных и административных. Пожалуй, единственной серьёзной проблемой, с которой руководителю придётся столкнуться на пути к эффективной бухгалтерии, станет правильный выбор компании-аутсорсера.
« Лорес Консалтинг» специализируется на услугах бухгалтерского сопровождения в Москве . Хотите узнать больше о бухгалтерском аутсорсинге? Задайте интересующие вас вопросы нашему бухгалтеру или юристу.
В действительности на этот вопрос сложно ответить однозначно. В каждой ситуации есть свои факторы, способные влиять на выбор. В первую очередь необходимо отметить, что ведение бухгалтерского учёта — это не что-то сверхъестественное, а обычная процедура, похожая на любые другие, осуществляемые в организации. Это значит, что её оценка должна базироваться на таких критериях, как:
Стоимость услуги бухгалтерского аутсорсинга или приходящего бухгалтера;
Качество бухгалтерского аутсорсинга или приходящего бухгалтера;
Время, затрачиваемое на бухгалтерский аутсорсинг или на работу приходящего бухгалтера;
Степень ответственности исполнителя.
Что из этого важнее, решает исключительно руководитель предприятия, проанализировав каждый критерий оценки.
Стоимость услуг
Распространено мнение, что аутсорсинг намного дешевле штатной бухгалтерии и даже услуг приходящего бухгалтера и что в компаниях, предоставляющих подобные услуги, работают новички, которые за минимальную оплату выполняют самую сложную работу. Аутсорсинговые компании часто передёргивают понятия, иллюстрируя выгоду от сотрудничества с ними при помощи сводных таблиц, где предлагается сравнить затраты на штатного бухгалтера и затраты на аутсорсиг.
зарплата бухгалтера;
«зарплатные» налоги (43 % от официального оклада);
плата за НЕРАБОЧЕЕ время бухгалтера (отпускные / больничные);
установка и ежемесячное обслуживание программных продуктов для ведения бухучета и сдачи отчетности;
установка и ежемесячное обслуживание справочно-правовой системы (без которой работа бухгалтерии просто немыслима);
накладные расходы (аренда рабочего места, обслуживание компьютера, канцтовары и пр.);
всякие «приятные» мелочи в виде подписки на профжурналы, платные семинары по изменениям в налогах и бухучете и пр.
Между тем здесь есть явные натяжки, которые предназначены для того, чтобы запутать не очень внимательного клиента и подвигнуть его к сотрудничеству с компанией, а не со штатным или приходящим бухгалтером. В первую очередь сомнения вызывает пункт про оклад. В любой аутсорсинговой организации работают такие же бухгалтеры, которые получают зарплату. И они не будут работать за меньшие деньги, чем предлагает рынок, просто вы не будете оплачивать их работу или бездействие в течение всего месяца. В стоимость услуг включается только часть их зарплаты, в зависимости от того количества организаций, которые ведет бухгалтер фирмы-аутсорсера. При этом в таблицах в расчёт не берётся оплата услуг других специалистов (например, выполняющих контроль над деятельностью бухгалтера, а также составляющих отчёт, осуществляющих управление, являющихся вспомогательным персоналом). Поэтому велика вероятность, что в итоге с вас потребуют оплатить и эти услуги. Указание подоходного налога как статьи расходов работодателя — ловкий трюк. Все знают, что данный налог удерживается из зарплаты сотрудника, то есть в указанных суммах оклада, он уже учтен. Страховые взносы в фонды — есть не только за услуги штатного или даже пусть приходящего бухгалтера, но и в отношении компании, осуществляющей услуги аутсорсинга. В этих таблицах клиента снова пытаются ввести в заблуждение. Отрицание расходов на помещение — ещё один трюк, не имеющий никакого отношения к реальному положению вещей. Все сотрудники компании, осуществляющей аутсорсинг, работают в каком-то офисе, имеют своё оборудование, платят по коммунальным счетам — все эти расходы компенсируются за счёт средств клиента. О них не упоминается в таблицах как о существующих, но тем не менее они берутся из других статей расходов заказчика. Компании, осуществляющие аутсорсинг, берут хитростью. Они выставляют экономию на штатных или приходящих бухгалтерах как преимущество, покрывая эти расходы за счёт новых статей.
Тем не менее это не значит, что сотрудничество с ними выйдет дороже, чем услуги штатного или приходящего бухгалтера. Вопрос лишь в том, что обещанная экономия значительно преувеличена в заявлениях компании.
Что же в связи с этим можно сказать об услугах приходящего бухгалтера?
Вас должна насторожить слишком низкая цена . Анализ самых распространенных сайтов с вакансиями показывает, что средний уровень заработной платы главных бухгалтеров в Москве колеблется от 80 000 до 150 000 рублей в месяц. За эти деньги от главного бухгалтера требуется вести бухгалтерский, налоговый, а также кадровый учет 1-2 юридических лиц, принадлежащих одному "хозяину", одно из которых, как правило на ОСНО, другое - на упрощенке. Первичной документацией занимаются обычно либо сами менеджеры, либо помощники бухгалтеров - выпускники ВУЗов.
Представим ситуацию, когда частному бухгалтеру предлагают зарплату 5 000 рублей. Получается, что для того, чтобы зарабатывать 100 000 рублей в месяц такой бухгалтер должен "обслуживать" 20 фирм! Возможно ли это? ДА, возможно, но и качество будет соответствующим. Многие бухгалтеры, равно как и аутсорсинговые компании, так и делают: набирают 15-20 компаний, получают зарплату и через полгода-год "увольняются", а руководитель остается наедине с нерешенными проблемами.
Уважаемые руководители, помните, что бухгалтерия - это не то, на чем нужно экономить! Хороший бухгалтер стоит дорого, плохой - еще дороже! Поэтому будьте внимательны, дешевых деликатесов не бывает даже в мышеловках!
Для меня неприемлемо "поточное производство", что характерно и для бухгалтерских компаний, поэтому я работаю исключительно с ограниченным числом ИП и ООО. Это позволяет строить долговременные и стабильные рабочие отношения с каждым, для кого это важно. Такой подход гарантирует обоим сторонам сделки взаимное соблюдение интересов, надежность и стабильность.
Качество оказываемых услуг
Качество в данном контексте — это то, насколько правильно штатным, приходящим или удалённым бухгалтером составлены отчёты, как безошибочно составлена документация, а также показатель того, как оперативно выполнена работа. Часто это зависит не от того, какой именно способ ведения бухгалтерии выбран, а от того, какого уровня штатные, удалённые или приходящие бухгалтеры привлечены к выполнению работы.
Оперативность оказываемых услуг
Здесь многое зависит от того, как организован рабочий процесс. На самом деле, при правильном подходе можно добиться одинаковой эффективности как от штатного специалиста, так и от аутсорсинговой компании, а также и от приходящего бухгалтера. Можно обговорить все сроки, в которые будет происходить обработка документации, продумать порядок действий на случай непредвиденных обстоятельств, наладить оперативные способы связи и передачи документов. Всё это возможно, хотя и потребует определённой изобретательности. Тем не менее следует учитывать, что аутсорсинговая компания имеет некоторые преимущества перед приходящими и штатными бухгалтерами. Ведь в случае, если бухгалтер, который в ней ведёт ваше предприятие, заболеет, его может подменить другой специалист, а вот с приходящим бухгалтером так не получится. И всё же следует учитывать, что новый сотрудник в аутсорсинговой компании — это человек, не знакомый с нюансами вашей организации, и он вряд ли, даже несмотря на оперативность реакции, сможет компетентно помочь вам своими услугами. Кроме того, не стоит забывать, что аутсорсинговая компания, как и приходящий бухгалтер, работает со множеством клиентов, так что в случае необходимости не всегда способна отреагировать на вашу заявку. Иногда пара документов может находиться в очень продолжительной очереди для обработки, что, конечно, нежелательно ни для какого бизнеса. С приходящим или штатным бухгалтером такой проблемы не случится.
Ответственность за оказываемые услуги
Приходящий бухгалтер может быть вашим другом, родственником знакомого и просто хорошим человеком, но полагаться на всё это очень непредусмотрительно. Если вы решили сотрудничать с таким человеком, то единственная гарантия надёжности взаимодействия с приходящим бухгалтером — фактически заключённый договор. Не стоит относиться к этому как к выражению недоверия.
В отношении аутсорсинговой компании нельзя сказать ничего однозначного, ведь такие организации, как и штатные или приходящие бухгалтеры, бывают самыми разнообразными, и от этого часто зависит степень их ответственности перед клиентом. Но надо учитывать, что ответственность перед вами аутсорсинговая компания или ИП-приходящий бухгалтер несут в соответствии с Гражданским кодексом, а не с Трудовым как у штатного бухгалтера.
На что обращать внимание при поиске приходящего бухгалтера
Независимо от предпочитаемого способа ведения бухгалтерии, будь то приходящий бухгалтер либо аутсорсинговая компания, всегда нужно следить за тем, какую квалификацию имеет специалист. Именно она является первостепенным ориентиром, тем более если речь идет о незнакомом человеке, получить информацию о котором вам просто неоткуда. Следует понимать, что вы доверяете приходящему или удалённому бухгалтеру дела своей фирмы, а потому должны быть полностью уверены в надёжности вашего сотрудничества. К сожалению, встречаются случаи, когда с небольшими предприятиями пытаются сотрудничать приходящие бухгалтеры, не имеющие достаточной квалификации или опыта, желающие нажиться на чужой непредусмотрительности и доверчивости.
Ещё одним важным нюансом, который следует учитывать, является договор . Ведь, если он заключён на разовую услугу, приходящий бухгалтер может бросить ваше предприятие в любой удобный для себя момент. И чаще всего случается, что для вас этот самый момент оказывается самым неподходящим. Также не стоит пренебрегать сбором информации о приходящем бухгалтере, ведь этот человек может в любой момент найти себе постоянную работу и попросту исчезнуть. И это ещё полбеды, если такой специалист просто пропадёт, но если при этом он не позаботится о том, чтобы возвратить документы, то это грозит серьёзными проблемами.
Так на что же обращать внимание, разыскивая себе порядочного приходящего бухгалтера, который ответственно отнесётся к своим обязанностям?
В первую очередь не стоит пренебрегать тщательным изучением и проверкой сведений из резюме. Обязательно спросите у приходящего бухгалтера документы, которые могут подтвердить то, что он обладает необходимой вам квалификацией. Что может послужить таким документом? В принципе, тут могут быть разные сертификаты, но одним из самых авторитетных вариантов оценки уровня приходящего бухгалтера является . У данного института довольно серьёзные требования к бухгалтерам, так что наличие у приходящего бухгалтера выданного этим Институтом документа может свидетельствовать о высокой квалификации. Следует учитывать, что нередко создаются различные союзы и прочие объединения бухгалтеров. Доверять их сертификатам, представленным приходящими бухгалтерами, не стоит, поскольку единственное условие получения подобных документов — денежный взнос, так что иметь их несложно для любого человека независимо от его способностей.
5 советов, как выбрать приходящего бухгалтера
Приходящий бухгалтер, который является профессионалом, всегда умеет объяснять бухгалтерские процессы доступным языком. Это свидетельствует о том, что он прекрасно понимает, о чём ведёт речь.
Профессиональный приходящий бухгалтер быстро выявляет любые ошибки в первичной документации.
Встречаются приходящие бухгалтеры, которые любят жаловаться на отсутствие общего языка с налоговой инспекцией или сложности в новом законодательстве. Этот признак может свидетельствовать о непрофессионализме данного работника, не способного действовать в бухгалтерской сфере.
Приходящий бухгалтер должен хорошо ориентироваться в сданных им бумагах. Попросите объяснить тот или иной пункт. Если эта просьба вызвала у вашего нанятого работника затруднения, то с ним явно что-то не так.
5. Насколько просто связаться с вашим приходящим бухгалтером? Как много времени он может уделить вашей организации? Случается, что перегруженный работой приходящий бухгалтер, несмотря на все свои выдающиеся качества, не способен качественно и в срок выполнять возложенные на него функции.
Как должна строиться работа, чтобы приходящий бухгалтер действительно вам помогал
Как уже говорилось раньше, для того чтобы иметь уверенность в надёжности сотрудничества с приходящим бухгалтером, необходимо правильно заключить договор с ним. Следует понимать, что те обязанности, которые не будут предусмотрены данным документом, впоследствии уже нельзя возложить на приходящего бухгалтера. Одна из самых важных функций такого договора — определение степени ответственности приходящего бухгалтера. Нельзя при этом пренебрегать и установлением правил конфиденциальности, чтобы ваша коммерческая тайна или личные данные работников внезапно не стали бы достоянием общественности. Сложно переоценить важность правильного выбора приходящего бухгалтера. Правильно организуйте рабочий график, предусмотрите действия сторон в случае непредвиденных ситуаций, требующих моментальной реакции.
И еще один важный пункт.
Если бы при приеме на работу к водителям относились так же, как к главбухам, то объявление о вакансии выглядело бы примерно так:
Вакансия : водитель.
Требования : профессиональные навыки управлении легковыми и грузовыми автомобилями, троллейбусами, трамваями, поездами метрополитена и фуникулера, экскаваторами и бульдозерами, спецмашинами на гусеничном ходу, боевыми машинами пехоты и современными легкими/средними танками, находящимися на вооружении стран СНГ и НАТО. Приветствуются, но не обязательны навыки управления легкими самолетами, вертолетами, пассажирскими авиалайнерами, сверхзвуковыми самолетами. Навыки раллийного и экстремального вождения - обязательны, опыт управления болидами F1 - приветствуется. Знания и опыт ремонта поршневых и роторных двигателей, автоматических и ручных трансмиссий, систем зажигания, бортовых компьютеров, антиблокировочных систем, навигационных систем (GPS) и автомобильных аудиосистем ведущих производителей - обязательны. Необходимы также навыки проектирования легковых, грузовых и иных видов автотранспорта, желательны навыки ремонта и отладки сборочных конвейеров. Опыт проведения кузовных и окрасочных работ приветствуется. Претенденты должны иметь сертификаты BMW, General Motors, Ford, Mercedes и/или иных автоконцернов, а также справки об участии в крупных международных ралли не более чем двухлетней давности (призовые места желательны).
Зарплата : 15000-25000 руб., определяется по результатам собеседования .
В наше веселое время оптимизации к главбухам почему-то стали предъявлять такие же требования.
Для того что бы стать квалифицированным программистом, юристом или бухгалтером необходимо получить соответствующее образование, постоянно повышать квалификацию, отдавая свое время любимой работе, совершенствуя свои навыки и пополняя багаж знаний. Может ли бухгалтер быть и программистом, и юристом в одном лице? Только отчасти. Конечно, работа бухгалтера связана со множеством программных продуктов и хороший бухгалтер должен хорошо ориентироваться в программе, которая используется для учета, уметь, грамотно составить техническое задание, оттестировать полученный результат и передать работы клиенту; должен знать какие риски несет та или иная формулировка с договоре, но даже самый высококлассный бухгалтер не сможет качественно написать программу, обработку для программы или отчет, а так же составить сложный договор, учитывающий все нюансы гражданских взаимоотношений, на том же уровне, как это сделает специалист, постоянно занимающийся этой деятельностью. Современный бухгалтер обязан каждый день просматривать и изучать массу информации по своей специальности, иначе он очень быстро потеряет квалификацию. Принимая решение нанять частного бухгалтера нельзя рассчитывать, что он «за те же деньги» полностью настроит программу, сделает комфортной вашу работу, организует все бизнес-процессы и не будет докучать не понятными вопросами, при этом позволит сэкономить на других специалистах. Услуги бухгалтера, по сути, мало чем отличаются от других услуг, тех же ресторанов, химчисток, дизайнеров и таксистов. Но мы, садясь в машину такси, не предлагаем водителю сбегать для нас за кофе.
На выбор того или иного способа ведения бухгалтерии влияет прежде всего финансовая составляющая. Наём штатного бухгалтера для индивидуального предпринимателя или малого бизнеса зачастую становится непозволительной роскошью. Если организация работает по упрощённой системе налогообложения, сотрудничество с компанией, предоставляющей бухгалтерский аутсорсинг на сайте http://buhgalterianet.ru/ , обеспечит минимизацию расходов и налоговых рисков, связанных с налоговыми выплатами.
Руководителю крупной компании не обойтись без штатного бухгалтера, который контролирует текущие дела и незамедлительно решает внезапно возникшие проблемы.
Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии
Плюсы
1. Материальную ответственность за допущенные ошибки в бухгалтерских операциях несёт аутсорсинговая компания.
2. Многочисленный штат бухгалтеров компании, позволяет рассчитывать на скоординированное и незамедлительное урегулирование сложных ситуаций.
3. Минимизация расходов на ведение бухгалтерского учёта. Оплачивается чётко оговорённая сумма непосредственно за саму работу. Затраты на техническое оборудование и его обслуживание, программное обеспечение и повышение квалификации сотрудников берёт на себя компания аутсорсинга.
4. Компания, предоставляющая бухгалтерские услуги, несёт ответственность на качество выполняемой работы.
5. Отсутствие человеческого фактора.
6. Аутсорсинг-компания ведёт бесперебойную работу без больничных и отпусков.
Минусы
1. Некоторые виды деятельности компаний заказчиков требуют моментальной реакции на предотвращение проблем, связанных со сбоем работы оборудования. В таких случаях присутствие штатного бухгалтера целесообразно.
2. Возможна частая смена обслуживающего бухгалтера. Общение только по телефону.
3. Бухгалтер-аутсорсинг делает только то, что прописано в договоре предоставления услуг.
Плюсы и минусы штатного бухгалтера
Плюсы
1. Каждодневный контроль ведения бухгалтерского учёта. Своевременная корректировка данных.
2. Регулирование функций работника.
3. Личное общение с бухгалтером, способствующее улучшению качества работы.
4. Допустимость привлечения бухгалтера к работам, не относящимся к прямым обязанностям сотрудника.
Минусы
1. Ответственность за допущенные ошибки в документации несёт руководитель компании.
2. Дополнительные затраты на оборудование, повышение квалификации сотрудника, бухгалтерские программы.
3. Перебои в ведении учёта из-за болезни или отпуска бухгалтера.
4. При возникновении чрезвычайной ситуации, ни разу не встречавшейся в практике штатного специалиста, придётся искать помощи на стороне, что влечёт за собой дополнительные расходы.
5. Уплата страховых взносов с заработной платы бухгалтера.
Как организовать ведение бухгалтерии в компании? Нанять бухгалтера или отдать все на аутсорсинг?
Давайте взвесим все за и против и поймем, как можно решить конкретные задачи компании этими двумя способами.
Оперативное формирование первичной документации
На первый взгляд кажется, что бухгалтер, постоянно находящийся в офисе, сможет быстро сформировать нужные документы, ведь это особенно важно при продажах. А что будет, если сотрудник заболеет, уйдет в отпуск, уволится или просто сломается компьютер?
С другой стороны, при аутсорсинге с вами всегда на связи целая команда специалистов. Компания не может заболеть или уйти в отпуск. Сразу у всех не сломается компьютеры. Сам процесс формирования первичной документации может быть выстроен с помощью технических инструментов, позволяющих интегрировать базы, системы и т.д.
У нас есть ряд с клиентов, с которыми мы уже успешно решили подобные задачи.
Постановка бухучета и его ведение
Здесь все зависит от самого специалиста и его профессионализма. Одинакового хорошо и одинакового плохо может работать как бухгалтер в штате, так и бухгалтер в компании аутсорсера.
Вместе с тем, при аутсорсинге вы получаете не одного специалиста, а целую команду. Например, в нашей компании все стратегически важные решения принимаются коллегиально: руководитель, главный бухгалтер и зам. бухгалтера контролируют работу по каждому проекту.
Правильный расчет налогов и своевременная оплата
Снова обращаемся к профессионализму, от которого все зависит.
Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда обратившийся к нам клиент жалуется на “всплывшие” долги перед контролирующими органами, которые не позволили компании выиграть тендер или заключить важный контракт. Чтобы такой ситуации не возникало у наших клиентов, мы ежеквартально сверяемся с налоговыми и передаем информацию клиенту.
Еще одна распространенная ситуация - бухгалтер не рассказывает руководителю об альтернативных системах налогообложения и не просчитывает разные варианты. Мы часто встречаем магазины, которые находятся на УСН 6%, хотя экономически выгоднее УСН 15%.
Позвольте рассказать вам о нескольких правилах, которые действуют в нашей компании:
При начале работы с новой компанией или при каких-либо изменениях у клиентов, с которыми мы уже работаем, наши бухгалтера проводят анализ выбранной системы налогообложения. Для этого проводится финансовое планирование, производится оценка иных систем. Таким образом мы помогаем оптимизировать налогооблагаемую базу, конечно, в рамках закона.
Наши клиенты регулярно получают от нас информацию о том, на какую сумму уже накопилось налоговых платежей. Так мы помогаем собственникам эффективнее планировать расходы.
Мы проводим регулярные сверки с налоговыми. Это позволяет избежать долгов перед государством.
Ответственность
Законодательство РФ гласит, что вся ответственность за действия компании лежит на генеральном директоре компании. Следовательно, и за действия бухгалтера также отвечает руководитель.
Вместе с тем, мы редко встречали ситуацию, при которой из-за несвоевременной уплаты налогов и выставленных штрафов, из-за которых компания понесла убытки, работодатель штрафовал своего сотрудника.
Для примера, в договоре с нашей компании прописано, что мы несем полную финансовую ответственность за свои действия. То есть если штраф возник по нашей вине, мы его и оплатим. Здесь нужно заметить, что ни одного штрафа нами оплачено еще не было.
Снижение издержек
Один из главных факторов в пользу бухгалтерии на аутсорсинге. Давайте посчитает на примере среднестатистической компании.
Возьмем за основу следующие характеристики:
Система налогообложения: ОСНО
Количество операций: около 200
Количество сотрудников: 10
Сфера деятельности: услуги
Как видим, в обоих вариантах организации бухгалтерии есть свои плюсы и минусы. Принимать решение Вам. Со своей стороны, будем рады проконсультировать и помочь с выбором!
Что выбрать - вести учет самому, нанять штатного бухгалтера, найти приходящего бухгалтера или обратиться в бухгалтерскую компанию за аутсорсингом? Мы собрали рекомендации для каждого случая.
Самостоятельный учет
Для кого подходит: Малый и средний бизнес, который не требует сложного бухгалтерского учета.
Что нужно делать: Усвоить несложные навыки использования онлайн-системы на сайте и уделять ведению учета 10-15 мин в день.
Как это работает: Предприниматель самостоятельно выписывает первичные документы. Высылает в систему входящие документы и выписку банка. Система обрабатывает и вносит их в базу данных. Из этой базы можно автоматически формировать балансовые отчеты для руководителя, отчет по остаткам денег, налоговую отчетность. Также можно автоматически сдавать отчеты в налоговый комитет.
.jpg)
Сколько стоит: Стоимость зависит от объема документооборота. Абонентская плата от 5 тыс до 10 тыс тенге в месяц и 150 тенге за каждый обработанный и внесенный в базу документ - в среднем для ИП на «упрощенке» выходит около 2 тыс тенге в месяц.
Анастасия Барботько, исполнительный директор, онлайн-сервис inbuh.kz: Предприниматели все больше пользуются онлайн-услугами и облачными технологиями в бухгалтерском учете. Первый плюс - учет можно вести из любой точки мира, через любое устройство: смартфон, планшет, компьютер. Онлайн-сервис помогает экономить время. Это очень удобно для людей, которые постоянно находятся в поездках, но ведут беспрерывный финансовый мониторинг своего бизнеса.
Приходящий бухгалтер
Для кого подходит: Малый бизнес, который не требует сложного бухгалтерского учета.
Сколько стоит: В среднем учет по общеустановленному налоговому режиму - от 60 тыс до 150 тыс тенге в месяц, по упрощенному - 30-60 тыс в зависимости от оборотов бизнеса.
Дархан Шарипов, частный бухгалтер: Я веду три ТОО, четыре ИП и нескольких предпринимателей, за которых сдаю отчеты раз в полгода. Плюсы приходящего бухгалтера в том, что его услуги обойдутся предпринимателю дешевле, чем зарплата штатного бухгалтера. Также приходящий бухгалтер, в зависимости от опыта работы, может вести и другие учеты, например, кадровый, помогать работать с банками, консультировать и т. д. Сейчас среди моих клиентов есть интернет-магазин «Купи Слона», где я веду не только бухгалтерию, но и все дела управляющего. Это очень удобно для начинающего или небольшого бизнеса.
Нюансы: Приходящий бухгалтер не подписывает документы, если не зарегистрирован как ИП. Обычно все документы подписывает сам руководитель. Поэтому приходящего бухгалтера лучше искать по рекомендации доверенных контактов. Один приходящий бухгалтер, если он имеет большой опыт работы, может вести максимум 9-10 небольших компаний. Если ведет больше клиентов, значит, страдает качество.
Штатный бухгалтер
Кому подходит: Малый, средний и большой бизнес, работающий по общеустановленному налоговому режиму с большим документооборотом. Не подходит для бизнеса по упрощенному налоговому режиму, где легкий бухгалтерский учет.
В чем плюсы штатного бухгалтера?
Алена Калиниченко, главный бухгалтер:
1. Многозадачность. Если вы обращаетесь в аутсорсинговую компанию, вам в любом случае нужно нанимать офис-менеджера, который будет собирать документы для бухгалтерской компании. Его еще нужно обучать. Лучше нанять бухгалтера, который будет делать работу не только бухгалтера, но и офис-менеджера, кассира, экономиста, кадровика, заведующего складом, отчасти юриста и т. д. Для малого и среднего бизнеса это удобно и выгодно.
2. Конфиденциальность. Со штатным бухгалтером легче понимать и контролировать внутреннюю кухню своего бизнеса и сохранить конфиденциальность. Потому что обычно внешние бухгалтеры обслуживают несколько клиентов одновременно, среди которых могут быть и ваши конкуренты.
3. Консультация. У каждого предпринимателя есть свои секреты, как увеличить доходы и уменьшить расходы, платить меньше налогов. Посоветоваться по этим вопросам предприниматель может только со своим штатным бухгалтером.
4. Ответственность. В Трудовом кодексе РК права работодателя защищены больше, чем работника, поэтому со штатного бухгалтера спросить легче. Внештатные сотрудники по закону не имеют права подписывать договора. Следовательно, они берут на себя меньше ответственности.
Как выбрать штатного бухгалтера?
Любовь Сапунова, директор бухгалтерской компании «Варити»:
Стаж или опыт? Профессионализм бухгалтера не зависит от стажа работы. Бухгалтеры с двадцатилетним стажем могут делать элементарные ошибки. Есть бухгалтеры без единого опыта работы, но через два года они могут самостоятельно вести компанию. Большой опыт работы - это когда бухгалтер работал на разных участках учета, и у него есть желание учиться и повышать квалификацию.
Важно. Не стоит нанимать бухгалтеров со средним или большим опытом работы для рутинной работы, и заставлять выписывать первичную документацию, а также загружать бухгалтера работой офис-менеджера. Это неэффективная трата ваших денег и времени.
Сколько платить штатному бухгалтеру?
Бухгалтера с маленьким опытом можно нанять, если в компании уже есть бухгалтер как минимум со средним опытом. Подходит для однообразной работы как выписка первичных документов и накладных счетов фактур. Можно допустить к начислению заработной платы, если в компании 2-3 сотрудника, не более. Такие бухгалтеры обычно работают в небольших сервисных предприятиях, потому что там самый простой учет. Можно найти на сайтах по поиску работы, но не желательно - легко разочароваться. Минимальная заработная плата - 60-150 тыс тенге в месяц.
Бухгалтер со средним опытом работы - это специалист, который уже поработал на участках бухучета как реализация, приход, импорт. Посещал специализированные семинары, повышал квалификацию, готовил финансовую отчетность небольшой компании с небольшим количеством бухгалтерских операций. Такие бухгалтеры обычно работают в торговых компаниях. Нужно искать по рекомендации знакомых или «хантить» из других компаний, не смотреть на сайтах по поиску работы. Минимальная заработная плата - 150-250 тыс тенге в месяц.
Бухгалтер с большим опытом работы. Такие бухгалтеры постоянно повышают квалификацию, участвуют на форумах, семинарах. Обычно работают в крупных производственных или строительных компаниях. Имеют опыт в налоговом планировании, умеют составлять финансовую отчетность. Искать по рекомендации знакомых или обратиться к профессиональному рекрутеру. Минимальная заработная плата - выше $1 тыс в месяц.
Важно. Сторонитесь бухгалтеров, которые часто меняют работу, не задерживаясь на некоторых даже по году. Если бухгалтер уходит с работы в начале, посередине или в конце года, когда кипит работа по сдаче отчетов, это тревожный звонок. Также не полагайтесь сильно на сертификаты. Если у бухгалтера какой-то крутой сертификат, не бегите на всех парах брать его на работу без единого сомнения. Главное - практика. Зачастую бухгалтерские экзамены легче сдать теоретику, чем практику.
Нюансы: При заключении договора со штатным бухгалтером обязательно пропишите в договоре ответственность бухгалтера за штрафы. Дело в том, что в кабинет налогоплательщика приходят уведомления, на которые нужно отвечать в срок, если бухгалтер не ответил, налоговые органы могут заблокировать счета предпринимателя и наложить штраф. Часто бывает, что бухгалтер делает ошибки и увольняется, а предприниматель остается со штрафами.
Бывает, когда бухгалтер уничтожает бухгалтерские базы после конфликта с руководителем. Предприниматель остается без данных, восстановить которые почти невозможно, если нет архива. Такие случаи часто встречаются. Или когда бухгалтер делает видимость бурной работы, а на деле просто сдает нулевые отчеты, потом увольняется. Поэтому заключайте договор о материальной ответственности. Предусмотрите ответственность за причинение ущерба компании по вине бухгалтера. Заключите трудовой договор, составьте должностную инструкцию - это защитит вас от неприятностей в дальнейшем.
Как определить плохого бухгалтера?
Вас должно настораживать:
1. Если ваш бухгалтер не задает никаких вопросов. Это значит он не понимает специфики вашего бизнеса, как проводить некоторые операции, как вы работаете с клиентами и т. д., и создает видимость работы или делает не то, что ему нужно делать.
2. Если бухгалтер информирует вас о суммах налогов к уплате очень поздно, практически день в день. Например, у вас запланированы платежи в конце месяца, и тут громом среди ясного неба: вам сообщают, что надо заплатить миллион тенге НДС.
3. Вы не знаете, кому вы должны, кто должен вам, и бухгалтер не может ответить на этот вопрос. Возможно, он просто не разносит и не запрашивает первичные документы. Такое часто бывает.
4. Если у бухгалтера бардак - документы долгое время валяются на столе неразложенные и неподшитые. У нормального бухгалтера все папки должны быть сгруппированы по видам учета и подписаны.
5. Бухгалтер не может обосновать суммы налогов - почему именно такие суммы, и откуда они взялись.
6. Вам часто блокируют расчетный счет. Это значит, бухгалтер не контролирует извещения и уведомления из налоговых органов, и не отвечает на них вовремя.
7. Вы узнаете об изменениях в налоговом законодательстве от своих партнеров, из новостей, еще хуже, от налоговых органов, только не от своего бухгалтера.
8. Бухгалтер не консультирует вас, не предупреждает о последствиях тех или иных действий. Например, что срочно нужно встать на учет по НДС или о нюансах сделок с нерезидентами.
Бухгалтерская компания (аутсорсинг)
Кому подходит: Малый, средний и большой бизнес, работающий по упрощенному и общеустановленному налоговому режиму.
Как выбрать: При выборе бухгалтерской компании, сначала узнайте, сколько лет она работает на рынке и какой штат содержит. Лично встретьтесь с руководителем, обсудите, как ведется учет, кто контролирует процессы и сдачу отчетности. Не стесняйтесь, ведь вы отдаете свой учет сторонней организации. Не ориентируйтесь только на цену. Вас должно насторожить, если цена ниже, чем в других компаниях.
Плюсы:
1. Экономия: Не нужно покупать программное обеспечение, оборудование, арендовать помещение, платить налоги с заработной платы штатного бухгалтера (в общем объеме 28% от зарплаты). Услуги бухгалтерской компании обойдутся предпринимателю так же как содержание штатного бухгалтера.
2. Эффективность: При небольшом объеме работы штатный бухгалтер просиживает в офисе без дела: начисляет зарплату и сдает отчетность целый месяц. Бухгалтерская компания сделает это за одну неделю. Работу по выписке счетов фактур может делать менеджер по продажам, если один раз его научить, тут штатный бухгалтер не нужен.
3. Опыт. В бухгалтерских компаниях работает много сотрудников, и обязательно главный бухгалтер или аудитор с большим опытом. Если штатный бухгалтер может допустить ошибку, особенно если неопытный, то в бухгалтерской компании главный бухгалтер может вычислить ее быстро. Также аудитор или главный бухгалтер всегда следит за изменениями в законодательстве.
4. Больше ответственности. Бухгалтерская компания заключает с клиентом договор, в котором можно прописать все пункты. При ошибке бухгалтера, компания берет на себя всю ответственность. Также бухгалтерские компании больше следят за своей репутацией, поэтому уровень ответственности у них выше, чем у отдельного человека.
Сколько стоит: Примерную стоимость услуг бухгалтерской компании можно рассчитать на калькуляторе .
Лучше, если в компании бухгалтер не касается наличных денег. Пусть это делает кассир;
Подписывайте все финансовые документы сами;
Если доверяете бухгалтеру оплату через ваши счета, оставьте за собой право одобрения платежей в системе онлайн банкинга;
Скачивайте архив программы 1С не реже одного раза в месяц;
Научитесь пользоваться кабинетом налогоплательщика и хотя бы раз в месяц проверяйте состояние расчетов с налоговыми органами. Проверьте, не сдает ли бухгалтер нулевую отчетность;
Не доверяйте бухгалтеру ведение кадрового делопроизводства и решение юридических вопросов;
Требуйте, чтобы бухгалтер обрабатывал информацию оперативно, не откладывая в долгий ящик. Некоторые бухгалтеры любят собирать документы, а разносить все сразу в конце месяца. У вас могут возникнуть проблемы, если нужно срочно показать акт сверки, а документ еще не обработан;
Иногда прибегайте к услугам сторонних специалистов, чтобы проверить состояние бухгалтерии. Опытный бухгалтер сразу увидит ошибки в учете, за которые, возможно, позже придется горько расплачиваться.