По разным причинам сотрудники предприятий и организаций могут отсутствовать на своем рабочем месте. Но производственный процесс от этого страдать не должен. В таких случаях предусмотрено возложение отсутствующего работника на иное лицо. Как правильно это оформить?
В данной ситуации существуют тонкости, знать которые обязан как кадровик, так и руководитель. Да и служащим повышение образовательного уровня пойдет на пользу. Давайте рассмотрим, как производится возложение обязанностей временно отсутствующего работника, на чем следует концентрироваться каждой из сторон процесса.
Варианты решения проблемы
Надо отметить, что возложение обязанностей временно отсутствующего работника проводится только в соответствии с законодательством. В ТК предложено два варианта решения проблемы. Администрация может предложить сотруднику совмещение, то есть тот будет трудиться некоторое время за двоих. Другой способ - перевод. В этом случае от основных обязанностей сотрудник освобождается.
Например, если секретарь начальника ушел в отпуск или заболел, на его место можно посадить курьера. При этом администрации следует продумать, сможет ли этот человек выполнять прежние обязанности. Если у него получится уложиться в рабочее время, то применяют совместительство, в противном случае - перевод.
Возложение обязанностей временно отсутствующего работника нужно правильно оформить, учесть доплату. Еще необходимо иметь в виду, что в постсоветских странах, законодательство которых в области трудовых отношений основано на прежнем кодексе, произошли изменения. Значит, кадровикам решение следует искать опираясь на национальную нормативно-правовую базу.
Принципиальный вопрос
Порядок возложения отсутствующего работника изложен в статьях соответствующего национального законодательства. В ТК РФ указано, что таковое мероприятие производится только с согласия сотрудника. Это означает, что кадровик должен заручиться документом, в котором оно выражено. Юристы рекомендуют подписать дополнительное соглашение. В нем указываются следующие данные:
- Стороны договора.
- Перечень обязанностей или должностей.
- Объем работ.
- Доплата.
- Сроки действия.
Подписание подобного соглашения и будет означать письменное согласие сотрудника. На его основании составляется временно отсутствующего работника. В таковом документе указываются перечисленные выше данные.
Возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ)
В законодательстве Беларуси тоже предусмотрены два варианта. Речь идет о заместительстве и совмещении. Первое - это освобождение от основных обязанностей и поручение того, что выполнял отсутствующий работник. Второй вариант предполагает двойную нагрузку. Замещение может быть произведено с согласия труженика.
Существуют исключения. В случае, когда есть угроза жизни населению, людей можно переводить без согласия. Это все отражается в документации. Обычно же перевод (совмещение) происходит по договоренности. То есть работнику предлагают на время заняться другим трудом. Он подписывает соответствующую бумагу, в которой указываются сроки и размер оплаты. Запрещено устанавливать заработную плату, сумма которой меньше той, что человек получал ранее.
Документальное оформление
Любые перемены в графике труда следует оформлять соответствующими бумагами, в том числе возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ). Приказ на данную тему ничем не отличается от иных подобных документов. В нем указываются все реквизиты, как полагается. Еще необходима ссылка на соответствующую статью ТК. В качестве основания указывается приказ или иной документ, характеризующий причину отсутствия должностного лица и начальника подразделения. Приведем пример:
«На основании ст. 67 ТК РБ и в связи с отсутствием на рабочем месте секретаря руководителя Иващенко С.Н.:
- Исполнение обязанностей секретаря руководителя возложить на специалиста по кадрам Т. с ее письменного согласия на период (указать) с сохранением ответственности за выполнение основной работы.
- Бухгалтерии производить доплату Ищенко Р.Т. в размере 50% от оклада секретаря в указанный период».
Более детально ознакомиться с таким приказом можно ниже.
Тонкости законодательства
Вернемся к ТК РФ. Принципиально нормативно-правовая база обеих стран идентична. Но в каждой есть свои нюансы. Так, если администрация издает распоряжение о возложении, следует хорошо подумать о причине отсутствия труженика. Обычны варианты с отпуском или больничным. Они не требуют пояснений.
Но если работник загулял, то необходимо сначала издать документ о начале расследования (акт), только потом перекладывать его обязанности на других. То есть отсутствие должно быть объяснено. Регулирование доплаты тоже отличается в законодательствах этих стран. В РФ нет документов, которые бы строго регламентировали суммы. Они начисляются на договорной основе. А вот в РБ тоже верно лишь для частных предприятий. Доплаты за совместительство бюджетникам регулирует правительство.
Возложение обязанностей временно отсутствующего работника без согласия
Такая мера практикуется в особых условиях. К ним приравниваются катастрофы, аварии, стихийные бедствия и иные события, несущие угрозу населению (его части). При подобном развитии событий на срок до месяца человеку могут поручить другую работу. Такая норма есть в законодательстве как РФ, так и в белорусском.
Естественно, кадровику все равно придется оформить все это приказом. ТК РФ позволяет осуществлять перевод без согласия в иных случаях. К ним относится, к примеру, простой или ликвидация аварии. Однако переводить на должность с более низкой квалификацией работника без письменного согласия запрещается. Это следует учитывать в работе.
Более простой способ замещения
Для того чтобы производственный процесс не тормозился из-за болезни или отпуска специалиста, на его место можно нанять другого человека. Иногда такой способ более оптимален, чем перераспределение обязанностей. Однако руководители идут на него крайне неохотно. Все дело в финансах. Вновь нанятому служащему придется платить весь оклад, в то время как со штатного сотрудника и половины бывает достаточно. Получается серьезная экономия фондов.
Есть еще такой нюанс, как введение в курс дела. Новый человек незнаком с тонкостями производства. Следовательно, его работа будет хромать и подводить других. Временное возложение обязанностей можно проводить на срок до одного года или до выхода основного работника. В случае перевода, за человеком сохраняется место службы. То есть, когда основной работник вернётся, его «заместителю» следует предоставить прежнее место.
Приказ о замещении временно отсутствующего работника - образец этого документа может понадобиться уполномоченным сотрудникам, на которых руководитель возложил обязанность по его подготовке. Подробности составления данного акта, а также нюансы замещения руководителя организации мы рассмотрим далее.
Приказ о временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника
Порядок назначения временно замещающего сотрудника и оплаты дополнительного объема работы регламентируется ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ. Форма приказа о замещении законодательством не установлена, поэтому его составляют по образцу, принятому на предприятии, либо в произвольной форме.
| Скачать форму приказа |
При замещении речь также идет о дополнительной плате за труд. Следовательно, распорядительный акт должен быть использован в бухгалтерии и потому относится к первичным учетным документам. В связи с этим при составлении приказа необходимо соблюдать требования ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которым в нем обязательно должны присутствовать следующие элементы:
- Наименование и дата составления документа.
- Название организации.
- Содержание факта хозяйственной жизни.
- Фамилия, имя, отчество, должность замещаемого сотрудника.
- Фамилия, имя, отчество заместителя.
- Срок замещения (если его можно определить) либо формулировка вида «до выхода сотрудника Иванова на работу» .
- Размер доплаты за увеличение объема работы.
- Подпись руководителя.
- Подтверждение ознакомления с приказом сотрудника, временно исполняющего обязанности.
Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника
Общество с ограниченной ответственностью «Сарафан»
(ООО «Сарафан»)
Приказ
№ 10-К
Не знаете свои права?
Москва
О замещении временно отсутствующего работника
В силу ст. 60.2 , 151 Трудового кодекса РФ и в связи с отсутствием в период временной нетрудоспособности по причине болезни начальника экономического отдела Свиридова Павла Сергеевича приказываю:
- Поручить старшему экономисту экономического отдела Соколовой Елене Андреевне исполнение обязанностей начальника экономического отдела с 26.05.2016 до выхода Свиридова П. С. на работу.
- Дополнительный объем работы выполняется в течение установленной трудовым договором продолжительности рабочего дня наряду с основной работой.
- Установить старшему экономисту экономического отдела Соколовой Е. А. доплату за дополнительный объем работы на период временного замещения в размере 15 000 (пятнадцати тысяч) руб. в месяц.
Основание: дополнительное соглашение от 25.05.2016 № 7-ТД к трудовому договору от 01.12.2014 № 7-ТД.
Директор: (подпись) Колев С. Ф.
С приказом ознакомлена: (подпись) Соколова Е. А.
25.05.2016
Об исполнении функций директора при возложении их на иное лицо
В связи с тем, что исполнительный орган предприятия взаимодействует с третьими лицами, замещение руководителя регулируется не только трудовым законодательством, но и гражданским. Что касается оформления кадровых документов, то на порядок их составления должность замещаемого лица не влияет. Таким образом, содержание приказа остается прежним.
Однако руководство организации не должно забывать, что одного приказа о замещении временно отсутствующего директора будет мало. Следует также заблаговременно позаботиться о доверенности для замещающего лица, банковских карточках и образце подписи замещаемого лица.
Приказ о замещении временно отсутствующего работника составляется на бланке, который разрабатывается самим предприятием, хотя возможно и составление в свободной форме (как на предложенном выше образце). При этом следует лишь соблюсти требования о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа.
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2008
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы, Временный перевод на другую работу, Обязательные и дополнительные условия
Рубрика: Заполняем без ошибок
Обратите внимание!
На практике очень часто возникает необходимость возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого работника. При этом нередко применяется издание приказов с формулировками: «возложить обязанности» или «назначить исполняющим обязанности», а к замещаемой должности делается приписка «и. о.». Такую практику нельзя признать соответствующей законодательству
Трудовое законодательство предусматривает три формы исполнения трудовой функции по другой должности при необходимости замещения временно отсутствующего работника.
1. Временный перевод на другую работу для замещения отсутствующего работника. Если такой перевод осуществляется по соглашению сторон трудового договора (ч. 1 ст. 722 ТК РФ), то стороны заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается трудовая функция, срок временного перевода, другие условия (см. приложение 1 ). Временный перевод на другую работу по соглашению сторон оформляется приказом работодателя по унифицированной форме Т-5 (см. приложение 2 ). По окончании срока перевода работнику должна быть предоставлена прежняя работа. Во избежание споров работодателю целесообразно издать приказ (в произвольной форме) об окончании срока временного перевода и о предоставлении прежней работы (см. приложение 3 ).
Работник может быть переведен без его согласия на срок до одного месяца для замещения временно отсутствующего работника, если необходимость такого замещения возникла в связи с обстоятельствами, перечисленными в случаях, указанных в ч. 2 ст. 722 ТК РФ. Такой перевод оформляется приказом работодателя по унифицированной форме Т-5.
2. Если стороны решают вопрос об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы и за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, то должен оформляться трудовой договор по совместительству на определенный срок (см. приложение 4 ). На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу по совместительству по унифицированной форме Т-1 (см. приложение 5 ).
3. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, в пределах нормальной продолжительности рабочего времени, работнику может быть поручена дополнительная работа (ст. 602 ТК РФ). Вопрос о размере доплаты за выполнение дополнительной работы решается по соглашению сторон трудового договора (см. приложение 6 ). Выполнение дополнительной работы устанавливается работодателем с согласия работника путем издания приказа в произвольной форме (см. приложение 7 ).
Приложение 1
Пример оформления дополнительного соглашения к трудовому договору о временном переводе работника на другую работу по соглашению сторон
Приложение 2
Пример оформления приказа (распоряжения) о временном переводе работника на другую работу по соглашению сторон (форма № Т-5)
Приложение 3
Пример оформления приказа о предоставлении работнику прежней работы по истечении срока перевода.
Приложение 4
Пример оформления трудового договора о работе по совместительству (фрагмент)
Приложение 5
Пример оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству
Приложение 6
Пример оформления дополнительного соглашения к трудовому договору об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, предусмотренной трудовым договором
Приложение 7
Пример оформления приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, предусмотренной трудовым договором
Все штатные сотрудники время от времени отсутствуют на рабочих местах на законных основаниях: из-за пребывания в очередном отпуске либо длительной командировке. А так как трудовой процесс не может быть приостановлен на месяц или два, нормами ТК РФ предусмотрена возможность замены сотрудника , но только при соблюдении определенной процедуры и прав уже привлеченных работников.
Кто такой временно отсутствующий и временно исполняющий работник
С момента трудоустройства данные о действующем сотруднике отражаются не только в приказах, но и в табеле учета, на основании которого производится расчет оплаты труда.
В случае отсутствия на предприятии в табеле проставляется отметка , которая соответствует основаниям пребывания за пределами рабочего места, не подразумевающая прекращение трудовых правоотношений
Учитывая, что поводов для невыхода на работу может быть много, Постановлением Госкомстата РФ №1 предусмотрена определенная кодировка , которая позволяет не только отразить основание невыхода, но и предусмотреть начисление средней заработной платы либо ее лишения с сохранением рабочего места.
Временно отсутствующий сотрудник (ВРИО) — лицо, которое не присутствует на рабочем месте некоторое время в законодательном порядке.
Еще на стадии создания компании разрабатывается штатное расписание , посредством которого руководство определяет необходимое количество сотрудников для выполнения заданного объема работы с учетом круга последующих обязанностей, выполнить которые предстоит за норму рабочего времени, установленную статьей 91 ТК РФ .
Естественно, разовое отсутствие работника на пару часов или дней ущерба компании не принесет, но приостановление рабочего процесса на более длительный срок может принести существенные убытки, из-за чего законом и предусмотрена возможность привлечения другого сотрудника на временной основе.
Кто может исполнять обязанности
Как правило, круг обязанностей у отдельно взятых сотрудников индивидуален, однако в больших компаниях присутствуют и тождественные вакансии, в виду чего при отсутствии одного из экономистов его может заменить другой с освобождением от основных обязанностей либо же путем расширения имеющихся.
Если учреждение не обладает солидным штатом, руководство может использовать и иной вариант, а именно, прием стороннего работника в качестве внешнего совместителя на определенный срок в режиме срочного договора .
В ряде случаев возможно использовать и третий вариант, подразумевающий внутреннее совместительство, которое заключается в задействовании своего же рабочего, но за пределами стандартного режима труда предприятия, учитывая, что дополнительно трудиться совместитель в силу ст. 282 ТК РФ может только в свободное от основной занятости время .
Законодательная база
Смысл заместительства заключается в решении вопроса о выполнении обязанностей временного отсутствующего рабочего посредством привлечения своего же сотрудника, причем несколькими способами, которые определены законом. Так, в рамках статьи 60.2 ТК РФ тот же бухгалтер, начисляющий заработную плату по одному из отделов на основании приказа и личного согласия может привлекаться и к расчету оплаты по другому отделу, таким образом расширив зону обслуживания.
Работник не должен исполнять полный круг обязанностей отсутствующего работника, учитывая, что за 8 рабочих часов выполнить двойной объем невозможно. Поэтому еще на стадии оформления приказа о совмещении стороны, а именно, руководитель и работник должны определиться как с объемом дополнительной работы, так и со сроком ее выполнения, не говоря уже об оплате, которая является обязательной.
Если передать часть обязанностей без ущерба для производственного процесса невозможно, законом допускается временный перевод . Так, в силу ст. 72.2 ТК РФ сотрудник при наличии письменного согласия полностью освобождается от обязанностей и переводится на вакансию, освободившуюся на срок до одного года либо на срок, в который будет отсутствовать основной работник.
В экстренных ситуациях, обусловленных техногенной или природной катастрофой, срочными ремонтными работами работник переводится на должность отсутствующего работника без согласия на срок, не превышающий месяц. Если оплата труда или квалификация на вакансии по переводу будет ниже имеющейся, согласие нанимаемого потребуется .
Штатные сотрудники в рамках ТК РФ имеют право не только на труд и равноценную оплату, но и на отдых и ряд гарантий, который позволяют им совмещать трудовую деятельность с материнством либо получением образования.
Он на законных основаниях может отсутствовать на предприятии по следующим причинам :
- пребывание в ежегодном или административном отпуске;
- направление в командировку;
- болезни, включая период по БиР;
- обучение в режиме графика, определенного образовательным учреждением;
- повышени6 квалификации по распоряжению руководства;
- исполнение государственных обязанностей, к примеру, участие в военных сборах;
- отстранение от работы, к примеру, по медицинским показаниям либо до оформления специального права на управление транспортным средством или продления срока действия патента на работу.
ВРИО и совместительство — в чем разница
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника осуществляется не только путем привлечения собственного сотрудника компании, но и посредством принятия из вне уже в режиме совместительства, которое имеет некоторые отличия от совмещения. Так, в рамках статьи 282 ТК РФ совместителем является лицо, которое имеет основное место работы, но готово трудиться дополнительно в свободное время как на своем предприятии, так и на стороннем.
В связи с тем, что закон запрещает чрезмерные нагрузки и переработки в виду опасности нанесения вреда здоровью, совместитель работает не более 4 часов в день дополнительно либо же полную смену в свой выходной при условии, что месячная норма часов будет равна половине и не более .
Таким образом, именно совместитель в день может быть занят по 12 часов, а ВРИО исполняет обязанности и по своей, и по дополнительной должности в рамках одной смены, равной восьми часам.
Еще одним значительным отличием совместительства от замещения является порядок оформления , учитывая, что ВРИО так и остается штатным сотрудником по одной должности и выполняет дополнительные обязанности по приказу с доплатой. А совместитель, даже внутренний, принимается на работу вновь, таким образом числясь на двух должностях одновременно и приобретая право на отпуск и заработную плату и там, и там, но пропорционально отработанному времени.
Сроки замещения
Срок замещения временно отсутствующего равен времени, которое требуется для использования ежегодного либо ученического отпуска на основании ранее изданного приказа. Однако, в ст. 60.2 ТК РФ сказано, что работник по собственному желанию имеет право досрочно отказаться от «подработки» в режиме совместительства при условии направления письменного уведомления руководству за три рабочих дня .
Работодатель также обладает подобным правом и может снять дополнительный объем труда с работника на аналогичных условиях.
В случае перевода на должность ВРИО законом предусмотрены иные сроки . Так, в ст. 72.2 ТК РФ сказано, что при наличии согласия труженика и производственной необходимости он может занимать иную должность до 12 месяцев, после чего вопрос возврата либо же утверждения в качестве основного сотрудника решается заново. А вот в экстренных ситуациях перевод возможет без согласия на срок не более месяца.
Варианты временной замены
Обстоятельства, которые предусматривают отсутствие основного сотрудника на рабочем месте, могут быть разными , как собственно и срок его отбытия, в виду чего работодателю дано право выбрать один из вариантов, руководствуясь спецификой производства.
Замещение
Замещение, как правило, используется при сравнительно небольшом сроке отсутствия основного работника, связанным с использованием ежегодного, ученического отпуска, военными сборами от нескольких недель до месяца.
Используется указанный вариант и при временной нетрудоспособности, которая не связана с серьезной травмой либо операбельным вмешательством.
Совместительство: внутреннее и внешнее
Совместительство предпочтительнее применять при длительном отсутствии сотрудника, что характерно для отпуска по БиР или повышения квалификации на несколько месяцев с отрывом от производства.
Данный вариант подойдет в случае, если работник отсутствует на предприятии как минимум несколько месяцев и существует вероятность оформления инвалидности впоследствии.
Перевод
Перевод на иную должность зачастую используют только в случае значительного времени отсутствия работника , опять же исходя из вышеприведенных причин, обусловленных потерей здоровья или уходом за ребенком до 1,5 лет.
Доплата, компенсации, гарантии
Основой трудовых отношений является принцип обязательного вознаграждения
за выполненный объем работы, однако в виду того, что сам принцип замещения и совместительства отличается по характеру, оплата труда также имеет значительные отличия
.
При замещении ВРИО работник вправе рассчитывать на доплату в рамках статьи 151 ТК РФ , которая подразумевает договорной режим суммы в прямой зависимости от порученного объема.
Однако, в большинстве случаев, руководство компании не заинтересовано устанавливать размер индивидуально в каждом случае, поэтому размер доплат определяется в общем для всех сотрудников в локальных актах, к примеру, в коллективном договоре либо положении об оплате труда.
В свою очередь совместительство, как внутреннее, так и внешнее, имеет совсем другой порядок оплаты, учитывая, что речь идет об отдельной должности. Так, в ст. 285 ТК РФ сказано, что заработная плата совместителю рассчитывается, исходя из установленного по должности оклада со всеми надбавками, которые умножаются на фактически отработанное время, то есть половину нормы.
В силу статьи 287 ТК РФ совместитель вправе рассчитывать на ежегодный отпуск, а также иные гарантии в полном объеме по обеим должностям одновременно, а сотрудник, занятый в режиме замещения, может располагать только доплатой за дополнительный объем обязанностей.
Пример расчета оплаты
Для понимая различий между оплатой труда совместителя и ВРИО рассмотрим наглядный пример.
ВРИО :
- Основной оклад: 12 000 руб.
- Надбавка за выслугу – 15% — 1800 руб.
- Доплата по замещению — 30%.
12 000 + 1800 = 13 800 руб.
Основной ежемесячный заработок работника, который в период исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, к примеру, на протяжении полного месяца, увеличится на 3600 рублей, учитывая, что надбавка исчисляется от оклада, а не общей суммы зарплаты.
Совместитель :
- Оклад по должности: 12 000 руб.
- Надбавка за работу на компьютере – 10%.
Норма рабочего времени составит 80 часов вместо 160.
12 000 + 1200 = 13 200 / 160 = 82,5 руб. за час.
82,5 * 80 = 6600 рублей.
Как оформить документы
Учитывая, что замещение и совместительство имеют существенные различия как в оплате, так и в режиме труда, порядок документального оформления также отличается .
Договор о взаимном сотрудничестве
При приеме совместителя на предприятие составляется полный пакет данных , присущий первоначальному трудоустройству, а именно:
- трудовой договор;
- приказ о приеме;
- личная карточка;
- запись в трудовую книгу при желании работника.
Приказ
В случае замещения вышеуказанного пакета документов не потребуется, учитывая, что основная трудовая функция сотрудника не меняется, а только увеличивается объем труда , из-за чего издается только приказ.
Если сотрудник переводится на иную должность, даже тождественную, условия его первоначального трудового договора меняются хотя бы в наименовании должности, перечне обязанностей, а также оплате. Поэтому к имеющимся документам дополнительно заключается соглашение, издается приказ о переводе.
В любой организации люди уходят в отпуск, на больничный, едут в командировки или на обучение. Поэтому часто возникает необходимость замены одного специалиста другим. Какой способ замещения выбрать работодателю: совмещение должностей, увеличение объема работ или временное замещение? Как оформить выполнение такой работы и установить доплату за нее? А можно ли вообще за нее не платить?
Шаг 1. Определяемся со способом временного исполнения обязанностей
Трудовой кодекс предусматривает три способа выполнения сотрудником дополнительной работы без освобождения от основной: совмещение должностей (профессий), увеличение объема работ (расширение зон обслуживания), а также исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 60.2 ТК РФ). Названные способы объединяет то, что дополнительные обязанности осуществляются без отрыва от основной работы и в течение установленной продолжительности рабочего времени (смены) (ч. первая ст. 60.2 ТК РФ). Если такая работа выполняется за пределами рабочего дня, то это будет внутреннее совместительство (ст. 60.1, ч. первая ст. 282 ТК РФ). Выбор работодателем формы исполнения дополнительных обязанностей зависит от характера работы. При этом нужно учитывать особенности каждого из способов.
Совмещение должностей (профессий) – это выполнение сотрудником дополнительной работы по другой должности (профессии) (ч. вторая ст. 60.2 ТК РФ). Совмещать одноименные должности работник не может. Чаще всего совмещение устанавливается, когда штатная единица в организации по каким-то причинам не заполнена (вакантна). Например, секретарь одновременно со своей работой может временно выполнять трудовую функцию уволившегося кадровика на условиях совмещения, пока на эту должность не примут нового работника.
Внимание! Работник может досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ч. четвертая ст. 60.2 ТК РФ)
Увеличение объема работ (расширение зон обслуживания) – это выполнение работником дополнительной работы по такой же профессии, но в объеме, превышающем установленный трудовым договором (ч. вторая ст. 60.2 ТК РФ). Например, если уборщица, работая на одну ставку, должна убирать 80 кв. м помещения, то в рамках увеличения объема работ ей можно поручить убирать дополнительно еще 20 кв. м в ее основное рабочее время. Разумеется, если она способна справиться с таким объемом.
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника – это выполнение сотрудником дополнительной работы по такой же профессии или по другой (ч. вторая ст. 60.2 ТК РФ). При этом предполагается, что замещаемый сотрудник продолжает числиться в организации, но по каким-то причинам не имеет возможности выполнять свои обязанности. Иными словами, временное замещение допустимо только по занятым должностям и не допускается по вакантным. Так, инженер может временно исполнять обязанности завхоза, пока тот находится на больничном.
Внимание! Если должность, которую будет временно замещать сотрудник, предполагает непосредственное обслуживание материальных ценностей, заключите с ним договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ, постановление Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85)
При этом необходимо иметь в виду, что если исполняющий обязанности работник освобождается от основной работы, то это является временным переводом на другую работу (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ).
Шаг 2. Получаем письменное согласие сотрудника
Дополнительная работа на условиях совмещения, исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника или увеличения объема работ может быть поручена работнику только с его письменного согласия (ч. первая ст. 60.2 ТК РФ). Оно может быть выражено в заявлении сотрудника или оформлено в предложении о совмещении (увеличении объемов работ, временном замещении).
Шаг 3. Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору
После получения согласия сотрудника нужно оформить дополнительное соглашение к его трудовому договору (ч. третья ст. 60.2 ТК РФ). В нем нужно указать: наименование должности, по которой будет выполняться дополнительная работа, ее содержание и объем; размер доплаты за совмещение должностей (увеличение объемов работ, временное замещение); срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу.
Если совмещение профессий обусловлено наличием вакантной должности в организации, то условие о сроке работы в допсоглашении можно сформулировать следующим образом: »Работнику поручается выполнение обязанностей бухгалтера в порядке совмещения должностей с доплатой в размере 40 процентов оклада по совмещаемой должности с 7 апреля 2014 года до момента закрытия вакантной должности».
При исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, когда невозможно точно определить момент его выхода на работу, в допсоглашении с замещающим сотрудником можно указать: »Работнику поручается выполнение обязанностей бухгалтера в порядке совмещения должностей с доплатой в размере 40 процентов оклада по совмещаемой должности с 7 апреля 2014 года до момента выхода отсутствующего сотрудника на работу».
Внимание! Если руководитель никак не оформляет и не оплачивает дополнительные работы, он может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа от 1000 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)
Шаг 4. Издаем приказ о временном исполнении дополнительных обязанностей
На основе заключенного соглашения издайте приказ о временном исполнении дополнительных обязанностей (образец ниже). В документе должно быть указание на поручаемую работу, срок ее выполнения и условие об оплате. С приказом работника ознакомьте под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).
Следует помнить о том, что сведения о совмещении профессий, увеличении объема работ (расширении зон обслуживания), исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от основной работы не нужно вносить в трудовую книжку. Однако при необходимости их можно внести в личную карточку сотрудника.
Шаг 5. Устанавливаем доплату
Несмотря на то что трудовое законодательство не устанавливает минимальных и максимальных размеров доплаты за временное исполнение дополнительных обязанностей, эта работа сотруднику должна быть оплачена. Величина доплаты определяется по соглашению сторон и зависит от объема и содержания дополнительных работ (ч. вторая ст. 151 ТК РФ). При этом работодатель должен помнить о своей обязанности обеспечить одинаковую оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. второй ст. 22 ТК РФ). Доплату можно установить как в твердой денежной сумме, так и в процентах к тарифной ставке (окладу) или заработной плате работника.
Работодатель вправе не оплачивать дополнительную работу, если в трудовом договоре или должностной инструкции сотрудника прописана обязанность совмещать свою должность с должностью временно отсутствующего работника со схожей трудовой функцией. Такое совмещение считается выполнением работы по трудовому договору, и доплата сотруднику начисляться не будет (письмо Минздравсоцразвития России от 12 марта 2012 г. № 22-2-897, письмо Роструда от 24 мая 2011 г. № 1412-6-1).
Запомните главное
Говорит: Лариса Гордеева – начальник отдела кадров ООО »Персонал-Групп Т» (г. Томск):
– Временное исполнение дополнительных обязанностей без освобождения от основной работы возможно в трех формах: совмещение должностей (профессий), увеличение объема работ (расширение зон обслуживания), а также исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. При совмещении должностей сотрудник выполняет дополнительную работу по другой должности, при временном замещении – как по такой же профессии, так и по другой. Увеличение объема работ предполагает работу по той же должности, но в большем объеме.
Иван Утешев – юрисконсульт Страховой акционерной компании »Энергогарант» (Москва):
– Работодатель должен надлежащим образом оформить и оплатить сотруднику выполнение дополнительных работ. Для этого необходимо получить письменное согласие работника, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ в произвольной форме. Запись в трудовую книжку о временном исполнении дополнительных обязанностей делать не нужно, а в личную карточку эти сведения можно внести.
Милана Дубровская
–
руководитель практики кадрового администрирования и расчетов с персоналом ООО »Адолекс» (Москва):
– Дополнительное соглашение к трудовому договору должно содержать следующие обязательные условия: способ возложения на работника обязанности по выполнению дополнительной работы (совмещение или расширение зоны обслуживания, увеличение объема работ), перечень поручаемой работы. А также срок, в течение которого сотрудник будет ее выполнять, размер доплаты.